EL ARCHIVO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
EL
ARCHIVO NOTARIAL
Es el
conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario
firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser
puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo
cuando se solicite.
Es la
facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma
ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que
intrínsicamente se podría denominar archivamiento.
El archivo notarial se
integra por:
a) Los
registros que lleva el notario conforme a esta ley;
b) Los
tomos de minutas extendidas en el registro;
c) Los
documentos protocolizados conforme a ley; y,
d) Los
índices que señala esta ley.
- El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano.
CARACTERÍSTICAS
DEL ARCHIVAMIENTO
1.
Dirección
Compete al notario
determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le
señale.
2.
Organización
Es la preparación y
estructuración formal del Archivo.
Esta estructura organizativa
de una Archivo notarial puede ser:
A)Convencional.- Cuando
responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de
archivamiento.
B)Tecnificada.- Cuando
el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor
archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica,
como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los
archivos.
La custodia está referida a
la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:
Cuidado: Que no es más que el celo
que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el
deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.
Seguridad : Son las condiciones externas
de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos,
que forman un archivo.
Una notaría que ofrece
servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más
visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados
de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.
Autonomia : Que es la capacidad de
dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que
terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la
ley.
Esta autonomía esta sin
embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la
forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes
registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los
testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles
registrables y otros que la ley determine.
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Datos personales
- Andres Eduardo Cusi
- ■ Abogado por la Universidad Inca Garcilaso de la Vega | Colegiado por el Ilustre Colegio de Abogados de Lima | Abogado en el Estudio Jurídico Cusi Abogados & Asociados | Conciliador Extrajudicial especializado en Civil y Familia por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos | Director en el Centro de Conciliación Extrajudicial Cusi & Soluciones
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