LA CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

DEFINICIÓN DE CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

La conciliación por medios electrónicos u otros de naturaleza similar permite el desarrollo de la audiencia de conciliación mediante videoconferencia utilizándose para tal efecto los softwares, aplicativos webs, equipos informáticos y tecnológicos que garanticen la integridad, la confidencialidad y la grabación de las audiencias de conciliación y otros actos más. Debe garantizarse principalmente la identificación, capacidad y la comunicación de las partes, así como la autenticidad del contenido del acuerdo conciliatorio, conforme a los principios que rigen la conciliación; y dicha otras disposiciones para optimizar el funcionamiento del sistema conciliatorio (artículo 5 del Reglamento de la Ley de Conciliación).      

En ese sentido, podemos definir a la conciliación por medios electrónicos, conciliación virtual u online como el procedimiento que se lleva a cabo a distancia y de manera virtual, por el cual el conciliador y las partes utilizan medios electrónicos para comunicarse, mediante la video conferencia, utilizando para ello los software, aplicativos webs, equipos informáticos tecnológicos que garanticen la integridad, la confidencialidad y la grabación de las audiencias de conciliación.   

CARACTERÍSTICAS DE LA CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

Las características más saltantes de la conciliación por medios electrónicos son las mismas de la conciliación  en general con algunas variaciones, siendo estas las siguientes:    

• Es un acto jurídico a través del cual las partes recurren a u tercero para que les ayude a resolver un conflicto, mediante una audiencia a través de medios electrónicos.      

• Es voluntaria. La conciliación por medios electrónicos es un acto voluntario, porque las partes escogen libremente optar por una conciliación presencial o por medios electrónicos para que les ayude a resolver un conflicto de intereses.       

• Se puede objetar, es decir, la parte invitada puede oponerse a una audiencia por medios electrónicos, dentro del plazo de dos (2) días hábiles improrrogables computados a partir del día siguiente de dicha notificación, para objetar la invitación a dicha audiencia por medios electrónicos debiendo de comunicar su objeción al conciliador extrajudicial a través del correo electrónico y/o mensajería u otro medio similar establecido por el centro de conciliación que se consigne obligatoriamente en la invitación; en caso suceda dicha comunicación, el conciliador extrajudicial reprograma la fecha de audiencia de conciliación por medios electrónicos, por una audiencia de conciliación presencial, la cual se desarrolla conforme lo previsto en la Ley de Conciliación y su Reglamento.

• Es sincrónica. La comunicación en la conciliación debe ser sincrónica, es decir, que le intercambio de información a través de internet, ya sea por ordenadores, teléfono u otro implemento electrónico, se produce en tiempo real.

• Debe cumplir con ciertos parámetros las audiencias por medios electrónicos, que permitan la transmisión nítida del sonido e imagen en tiempo real y sincrónico, para ello deben de cumplir con los estandartes del principio de claridad digital, que exige que todas las audiencias de conciliación y demás actuaciones digitales cumplan los parámetros de claridad, accesibilidad e integridad, los cuales son indispensables para el debido ejercicio de la función conciliatoria por medios electrónicos.

• La existencia de una cuarta parte. Esta cuarta parte presente en la mesa de la conciliación es la tecnología que trabaja con la persona conciliadora. En general, esta cuarta parte no reemplaza a la persona conciliadora, y no tiene la misma influencia, pero funciona como un aliado, colaborador y compañero.

La mayoría de los procesos de resolución de conflictos se desarrollan en una dinámica en la que entran en juego tres partes: las dos partes disputantes (solicitante e invitado) y el conciliador. Los procesos por medios electrónicos, al basarse en Internet, “la cuarta parte”, juega un rol importante en estos procesos, haciendo posible tanto la comunicación pantalla a pantalla, como facilitando a la tercera parte el uso competente y estratégico de la resolución de disputas pantalla a pantalla. 

El valor de la metáfora de la cuarta parte es que centra la atención en los recursos que las máquinas tienen y que los seres humanos no pueden tener.

• Es un mecanismo alternativo de solución de conflicto que se da a través de medios electrónicos, ya que las partes pueden optar por la conciliación, por el arbitraje o por ir al Poder Judicial.

• Es extraproceso, es decir, se da fuera de un proceso judicial.

• Es confidencial, porque tanto el conciliador como las partes deben de guardar absoluta reserva de todo los sostenido o propuesto.

• No constituye acto jurisdiccional. El artículo 4° de la Ley ha determinado que la conciliación extrajudicial tiene un carácter no jurisdiccional.

• Es personalísima, el acto conciliatorio por medios electrónicos es eminentemente personal. Excepcionalmente, y en aplicación del artículo 14° de la Ley, se admite la representación para los casos allí señalados.

• Título ejecutivo. El acuerdo conciliatorio constituye título ejecutivo, como si fuera una sentencia judicial o un laudo arbitral. 

EL ROL DEL CONCILIADOR EN LA CONCILIACIÓN ELECTRÓNICA

La función mas importantes del conciliador en las audiencias presenciales como en las audiencias electrónicas es la de facilitar la comunicación, pero esta no va a ser igual en la conciliación por medios electrónicos por una serie de factores porque no es lo mismo comunicarse directamente y en forma presencial que a través de una pantalla o un monitor de una computadora. En una conciliación  electrónica el conciliador vera pantallas y no personas físicas y, por ende, no va a poder desarrollar y observar en su real magnitud la comunicación verbal y sobre todo la no verbal no va se la misma. Asimismo, la aplicación de otras técnicas como el parafraseo, las preguntas, o la escucha activa no será igual lo cual jara un poco difícil su trabajo de facilitador de la comunicación.

En la conciliación electrónica no se podrá preciar en toda su magnitud el lenguaje no verbal, lo cual no va a permitir al conciliador advertir algunas señales de miedo, temor, inseguridad nerviosismo de alguna de las partes y ver que el acuerdo al que arriben no está siendo realizado mediante coacción o amenaza.

La escucha activa no será la misma en una conciliación electrónica , ya que estamos escuchando a las personas a través de una computadora, tablet y, etc., y puede haber problemas de micrófono o que el internet falle , lo cual origina que no se escuche atentamente y estar más preocupado es aspectos técnicos que en aspectos comunicacionales. Para ello, el conciliador debe de recurrir a diversas estrategias para crear clima y ganarse la confianza de las partes.

El conciliador debe ir adaptándose a la comunicación electrónica, que permita aplicar de manera efectiva las técnicas comunicaciones que se utilizan en la conciliación. Para ello deberá encontrar la manera de que se logren los objetivos de la misma.

Por lo tanto, el conciliador debe aprender otros recursos tecnológicos virtuales para desarrollar un mejor trabajo y así poder ayudar a que las partes se comuniquen mejor y puedan solucionar sus conflictos.

VENTAJAS DE LA CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Facilidad de contacto. Las partes se pueden conectar desde cualquier parte del Perú y del mundo, basta con prender su computadora, tablet o cualquier otro medio electrónico para participar en una audiencia de conciliación por medio electrónico.

• Reducción del tiempo. No hay necesidad de tener que desplazarse desde su hogar hasta el local del centro de conciliación. Por ejemplo, si una parte domicilia en Comas y la otra en San Juan de Lurigancho, y el centro de conciliación queda ubicado en el centro de Lima o en Miraflores, época normal y con tráfico le tomaría una a dos horas en llegar al centro de conciliación.

• Ahorro de dinero. Las partes ya no tienen que gastar e movilidad hasta el lugar del centro de conciliación, que puede quedar lejos de su domicilio.

• Efecto de desinhibición entre las partes. Al encontrarse siempre en su entorno, con sus familiares y amigos, pueden expresarse con mayor confianza y seguridad.

• Velocidad en la comunicación. Basta con prender su computadora, laptop o tablet y estar participando en una audiencia en tiempo real, desde cualquier lugar del mundo.

• Las partes son absolutamente libres de conciliar o no. Nadie los puede obligar a conciliar si las partes no desean. De ahí que los conciliadores dependan de las partes para formalizar el acuerdo o el acta de conciliación.

• Flexibilidad. Las partes pueden escoger y optar por la conciliación por medios electrónicos.

• Brevedad y disponibilidad del proceso. Como sabemos, la duración de un proceso de conciliación sea presencial o por medios electrónicos se mide por lo general en horas o, a lo sumo, en días, máximo 30 días calendarios.

• La conciliación permite la satisfacción de ambas partes. Esto hace que no haya un ganador y un perdedor como en los procesos judiciales, sino que ambas partes resulten ganadoras.

• Promueven una cultura de paz dentro de la comunidad. Las personas podemos alcanzar la justicia de forma más eficaz, evitando un largo y engorroso proceso judicial.

• Fomenta la productividad en la comunidad. Si las partes llegan a un acuerdo , no tendrán que distraer mucho tiempo en un juicio , dedicando ese tiempo a producir o a sus actividades cotidianas. 

DESVENTAJAS DE LA CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Riesgo de violación de la intimidad de las partes y conciliador. Al estar conectados en sus hogares en plena audiencia pueden verse situaciones íntimas, escucharse conversaciones privadas o familiares, al estar conectados en vivo en la audiencia de conciliación.

• Poco conocimiento en el uso de medios electrónicos. No todas las personas tienen conocimiento en medios electrónicos, software, aplicativos webs, equipos informáticos y tecnológicos que garanticen la claridad, accesibilidad e integridad de las audiencias de conciliación y no pueden llevar una audiencia de manera correcta.

• Pérdida de lenguaje no verbal. En la  conciliación electrónica no se podrá apreciar en toda su magnitud el lenguaje no verbal, lo cual no va permitir al conciliador advertir algunas señales de miedo, temor, inseguridad, nerviosismo de alguna de las partes y ver que el ácueo al que arriben no esta siendo realizado mediante coacción o amenaza.

• Altos costos de equipos. En este tipo de conciliación se utilizan computadoras, laptop, tablet, software, aplicativos webs, etc., y no todas las personas disponen de recursos para comprar estos equipos que permitan cumplir con los parámetros que exige la Ley de Conciliación y tener audiencia que garanticen la claridad, accesibilidad e integridad de las audiencias de conciliación.

• No tener buena conectividad del servicio de internet. Debido al uso masivo de este servicio, la señal de internet se puede cortar o congelar la imagen y la voz. Esto no permite una buena comunicación, por ello, la Ley de Conciliación exige a los centros de conciliación y a las partes que realizan audiencias de conciliación por medios electrónicos contar, entre otros requisitos mínimos, con una buena conexión de banda ancha estable de Internet. 

Bibliografía:

• Conciliación Extrajudicial, Teoría y Práctica. Oscar Peña Gonzales

ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN

La conciliación es una institución que se constituye como un mecanismo alternativo para la solución de conflictos, por el cual las partes acuden ante un centro de conciliación extrajudicial a fin de que se les asista en la búsqueda de una solución consensual al conflicto.

El procedimiento de conciliación se establece de acuerdo a la Ley de Conciliación (Ley Nº 26872) y el Reglamento de la Ley de Conciliación (Decreto Supremo Nº 014-2008-JUS).

(-> Ver esquema del Procedimiento de Conciliación de forma presencial)

(-> Ver esquema del Procedimiento de Conciliación por medios electrónicos)

(-> Ver la Ley de Conciliación y su Reglamento Actualizado)

La conciliación es una institución que se constituye como un mecanismo alternativo para la solución de conflictos, por el cual las partes acuden ante un centro de conciliación extrajudicial a fin de que se les asista en la búsqueda de una solución consensual al conflicto.

La conciliación es un requisito de procedibilidad necesariamente previo a un proceso judicial en algunas de las materias conciliables que señala el artículo 7° de la Ley de Conciliación.

(->Ver más detalles sobre el Procedimiento de Conciliación Presencial)

¿QUIÉN ES EL CONCILIADOR?

El conciliador es una persona capacitada en conciliación, acreditada por el MINJUS, quien desarrolla su función de manera neutral e imparcial, facilitando la comunicación entre las partes.

Su base legal lo encontramos en el artículo 20º de la Ley de Conciliación (Ley Nº 26872).

EL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN PRESENCIAL

CONCEPTOS QUE SE DEBEN TENER PRESENTE

1. ¿Por qué se dice que la conciliación es un requisito de la procedibilidad?

La conciliación es un requisito de procedibilidad necesariamente previo a un proceso judicial en algunas de las materias conciliables que señala el artículo 7° de la Ley de Conciliación.

2. ¿Cómo funciona la competencia a nivel de los centros de conciliación?

La competencia determina el ámbito territorial en la que puede conocer un caso un Centro de Conciliación. El Reglamento de la Ley de Conciliación establece que Lima y Callao es un solo distrito conciliatorio. En el resto del país se considerará a cada provincia de cada departamento como un distrito conciliatorio distinto.

La competencia se rige según lo dispuesto por los artículos 14°, 15°, 16°, 17°,18°, 24°, 25°, 27° del Código Procesal Civil. Sin embargo, si se desconociera el domicilio del emplazado, no procede la conciliación (art.7- A, inc.a).

Por eso, si la persona que solicita la conciliación  vive en Lima y la otra parte, la invitada a conciliar, domicilia en Trujillo, se debe presentar la solicitud en Trujillo. En este caso se ha tomado en cuenta el domicilio del invitado, es decir, la persona con la que se quiere conciliar. 

RECOMENDACIONES QUE DEBEN TENER EN CUENTA LOS USUARIOS DE UN CENTRO DE CONCILIACIÓN

En primer lugar veamos que es la conciliación. La conciliación es un procedimiento que permite a las partes en conflicto solucionar el mismo sin necesidad de ir a un proceso judicial. Al final de este procedimiento en conciliador levantará un Acta conteniendo el acuerdo al que han arribado las partes. Esta Acta tiene valor de sentencia, es decir, tiene los mismos efectos que una resolución judicial. De este modo, si las partes han arribado a un acuerdo, y una de ellas lo incumple, lo único que tiene que hacer la parte afectada es exigir su cumplimiento ante un Juez. Se reclama, reiteramos, el cumplimiento de la prestación debida, su ejecución, ya que no hay necesidad de iniciar un nuevo proceso judicial para resolver un conflicto porque este ya fue solucionado por medio de la conciliación.

Luego de haber precisado la definición e conciliación, pasamos a explicar algunas recomendaciones que deben tener presente los usuarios que deseen utilizar los servicios de un Centro de Conciliación:

• Lo primero que tiene que hacer el usuario que desee utilizar el servicio de conciliación es ver si el conflicto o problema que tiene se enmarca dentro de las materias conciliables que establecen los artículos 7° y 9° de la Ley de Conciliación. Un caso de divorcio, por ejemplo, no podría resolverse a través de conciliación, ya que el artículo 7° de la Ley no lo contempla entre las materias conciliables. En cambio, el pago de una deuda si es una materia conciliable.

• En todo caso, consulte a un conciliador, o a un abogado de confianza que conozca el procedimiento de conciliación para que lo asesore.

• Cuando escoja un Centro de Conciliación no lo haga solamente porque sus precios son más económicos, considere también la calidad y el prestigio del centro de conciliación y de sus conciliadores. Esto es muy importante ya que corre el riesgo que le presten un mal servicio, ocasionándole un perjuicio mayor del que ya tiene.

• Asegúrese también que las tarifas que le están cobrando incluyan los honorarios del conciliador, los gastos administrativos (invitaciones, entrega del acta de conciliación, etc.). Puede ocurrir, por ejemplo, que inicialmente le ofrezcan cobrar una determinada cantidad (digamos S/.80), y una vez que está finalizada la audiencia le cobren adicionalmente sin consulta previa por cada Acta de Conciliación. 

PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE CONCILIACIÓN

Luego de haber leído las recomendaciones y haberse cerciorado que su caso es materia conciliable. Lo que tiene que hacer es presentar una solicitud cumpliendo con todos los requisitos que establecen los artículos 12° y 14° del Reglamento de la Ley de Conciliación.

Usted se preguntará en que Centro de Conciliación debe presentarlo. Muy sencillo, si está en la provincia de Lima o Callao puede presentarlo indistintamente en cualquier centro de conciliación de estas dos localidades, toda vez que la Ley de Conciliación establece que Lima y Callao constituyen un solo distrito conciliatorio. Si la persona que solicita la conciliación vive en Lima y la otra parte, es decir, el invitado, domicilia en Arequipa, se debe presentar la solicitud en esta última ciudad.

1. ¿Hay que hacer algún pago?

Efectivamente, hay que realizar un pago y este es único y mínimo (comprende gastos administrativos y honorarios del conciliador), dependiendo de la cuantía del caso y las tarifas del Centro de Conciliación. Como vemos, en estos servicios o existen precios fijos y oficiales, habiéndose dejado a la ley de la oferta y la demanda la fijación de estos precios. El Reglamento de la Ley de Conciliación solo exige que los Centros de Conciliación coloquen estas tarifas en un lugar visible para que el público usuario tome conocimiento de las mismas. Las tarifas respectivas comprenden no solo honorarios del conciliador sino también los gastos administrativos.

2. ¿La solicitud debe ser firmada por un abogado? ¿Es obligatorio ser asesorado por un abogado?

En principio, la presentación de la solicitud a un Centro de Conciliación no requiere ser firmada por un abogado para que se aceptada por el Centro.

Con respecto a la asesoría legal, la Ley no exige que las partes vayan con abogados o cualquier asesor. En el supuesto caso que las partes opten por llevar a un asesor sea abogado o no, ellos no deberán interferir en  las decisiones de las partes, ni asumir un rol protagónico durante las discusiones que se promuevan en la audiencia de conciliación. La participación de los asesores tiene por finalidad brindar información especializada a la parte asesorada para que esta tome una decisión informada.

3. ¿Qué pasa si el solicitante desconoce el domicilio o el centro de trabajo de la persona con quien desea conciliar?

Si el solicitante desconoce el domicilio personal o el del centro de trabajo de la parte con la que se debe conciliar, no procede la conciliación (art. 7°-A, inc. A). Tampoco procede cuando la parte emplazada domicilia en el extranjero, salvo que el apoderado cuente con poder expreso para ser invitado a un centro de conciliación. Sería oneroso hacerlo e implicaría un gasto en tiempo y recursos que iría en contra del principio de celeridad y economía de la conciliación, que tiende a la solución pronta y rápida del conflicto.

4. ¿Qué pasa si el invitado a conciliar no puede desplazarse al local del centro d conciliación por discapacidad temporal o permanente?

En esos casos, el Centro de Conciliación dispondrá, según sea el caso, la realización de la audiencia en una nueva fecha o que la audiencia de conciliación se desarrolle en el domicilio del incapacitado. En el supuesto de incapacidad temporal, el señalamiento de nueva fecha se dispondrá por una sola vez (art.14° de la Ley). 

INVITACIÓN A LAS PARTES A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

1. En una misma invitación, ¿se pueden fijar las dos fechas para conciliar?

No, en lo que concierne al día y hora de la audiencia de conciliación en las invitaciones, se fijará solo la fecha de la primera sesión que corresponda.

2. ¿Qué pasa si una de las partes conciliantes es analfabeta o no puede firmar?

La Ley señala que en las invitaciones el centro de conciliación deberá consignar obligatoriamente la indicación pertinente para que en el caso de personas analfabetas o que no puedan firmar, estas comparezcan acompañadas de un testigo a ruego (artículo 16 de la Ley).

¿QUÉ PASA CON LA PARTE QUE NO ASISTE A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN? ¿DEBE PAGAR ALGUNA MULTA?

El artículo 15 de la Ley ha sido severa en penalizar la inasistencia de la parte invitada a la Audiencia de Conciliación. El último párrafo ha establecido que su inasistencia produce en el proceso judicial que se instaure presunción legal relativa de verdad sobre los  hechos expuestos en el Acta de Conciliación y reproducidos en la demanda. La misma presunción se aplicará a favor del invitado que asista y exponga los hechos que determinen sus pretensiones para una probable reconvención, en el supuesto que el solicitante no asista.

En tales casos, el Juez impondrá en el proceso una multa no menor de dos ni mayor de diez Unidades de Referencia Procesal a la parte que no haya asistido a la Audiencia.

SI NO CONCILIO, ¿YA PUEDO ACUDIR AL PODER JUDICIAL?

Esta es una de las interrogante que con mayor frecuencia se hacen los interesados, toda vez, que hay quienes piensan que si se presentó a una conciliación, y no consigue conciliar, ya no puede ir al Poder Judicial a hacer valer sus derecho. Esto no es así, si usted participa en una audiencia de conciliación y por cualquier motivo no llega a conciliar, tiene su derecho expedito para recurrir al Poder Judicial y hacer valer su derecho.

¿QUE ES EL ACTA Y QUE VALOR TIENE?

El Acta es el documento expresa la manifestación de voluntad de las partes. El acta con acuerdo conciliatorio constituye título ejecutivo.

¿QUE PASA SI UNA DE LAS PARTES INCUMPLE EL ACUERDO?

Si una de las partes incumple el acuerdo contenido en el Acta, la parte perjudicada puede ir al Poder Judicial a exigir el cumplimiento de lo acordado mediante el denominado Proceso Único de Ejecución.

¿QUE ES UN PROCESO ÚNICO DE EJECUCIÓN Y CUANTO DURA?

El proceso único de ejecución consiste en ir ante un Juez Civil y pedir el cumplimiento de lo acordado en el acta de conciliación. Si es procedente el pedido, se ordenará al ejecutado a que entregue el bien dentro del plazo fijado por el Juez atendiendo a la naturaleza de la obligación, bajo apercibimiento de procederse a su entrega forzada; y en caso de no realizarse la entrega por destrucción, deterioro, sustracción u ocultamiento atribuible al obligado, se le requerirá para el pago de su valor, si así fue demandado. Este mandato ejecutivo establece también la autorización para la intervención de la fuerza pública en caso de resistencia.

1. ¿Qué documentos se debe presentar para pedir la ejecución del acta?

A la demanda de ejecución debe acompañarse:

• Copia certificada del acta de conciliación.
• Documento de identidad del demandante o del representante.
• Copia del poder, si actúa a través de un apoderado.
• La prueba que acredita la representación legal del demandante, si se trata de personas jurídicas o naturales que no pueden comparecer por sí mismas.

2. ¿Cuál es el trámite que se debe seguir?

Interpuesta la demanda ante el Juez competente, este deberá expedir el mandato de ejecución. Se declarará inadmisible la demanda si el acta adolece de alguna de las formalidades solemnes que señala el artículo 16° de la Ley.

El mandato de ejecución contiene la exigencia al ejecutado para que cumpla con su obligación dentro de un plazo de tres días, bajo apercibimiento de iniciarse la ejecución forzada.

3. ¿Cómo se realiza la ejecución forzada?

La ejecución forzada se realiza a través de un remate o adjudicación. Esta ejecución forzada se concluye cuando se hace el pago integro al ejecutante con el producto del remate o con la adjudicación. Termina también antes si el ejecutado paga íntegramente la obligación con los intereses exigidos, así como las costas y costos procesales.

Contra este mandato ejecutivo puede formularse contradicción dentro de cinco días de notificada. La contradicción sola podrá fundarse según la naturaleza del título en: 1) inexigibilidad o iliquidez de la obligación contenida en el título; 2) nulidad formal o falsedad del título; o cuando siendo este un titulo valor emitido en forma incompleta hubiere sido completado en forma contraria a los acuerdos adoptados, debiendo en este caso observarse la ley de la materia; y 3) la extinción de la obligación exigida. 

Bibliografía:

• Conciliación Extrajudicial, Teoría y Práctica. Oscar Peña Gonzales

¿QUÉ ES EL ACTA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL?

El Acta de Conciliación es el documento que contiene el acuerdo al que se ha llegado. Está firmada por las partes y el conciliador, que representa la conclusión de un procedimiento conciliatorio. Además constituye título ejecutivo; es decir, en caso de incumplimiento del acuerdo adoptado se podrá solicitar ante el juez su cumplimiento.

Su base legal lo encontramos en el artículo 15º y 16º de la Ley de Conciliación (Ley Nº 26872).

¿SE PUEDE LLEVAR A CABO UNA CONCILIACIÓN VIRTUAL?

La conciliación por medios electrónicos u otros de naturaleza similar permite el desarrollo de la audiencia mediante videoconferencia utilizándose los softwares, aplicativos webs, equipos informáticos y tecnológicos que garanticen la integridad la confidencialidad y la grabación de las audiencias de conciliación y otros actos más. Debe garantizarse principalmente la identificación, capacidad y la comunicación de las partes, así como la autenticidad del contenido del acuerdo conciliatorio, conforme a los principios que rigen la conciliación, y otras disposiciones para optimizar el funcionamiento del sistema conciliatorio.

Su base legal lo encontramos en el artículo 6º del TUO del Reglamento de la Ley de Conciliación (D.S. Nº 017-2021-JUS)

La conciliación es un procedimiento que permite a las partes en conflicto solucionar el mismo sin necesidad de ir a un proceso judicial. Al final de este procedimiento el conciliador levantará un Acta conteniendo el acuerdo al que han arribado las partes. Esta Acta tiene valor de sentencia, es decir, tiene los mismos efectos que una resolución judicial.

Su base legal lo encontramos en el artículo 5º de la Ley de Conciliación (Ley Nº 26872) y el artículo 3º del TUO del Reglamento del la Ley de Conciliación (D.S. Nº 017-2021-JUS).

MATERIAS CONCILIABLES

La Directiva Nº 001-2016-JUS/DGDP-DCMA, nos establece varios criterios, siendo de observancia obligatoria a los operadores del sistema conciliatorio; entre ellos nos enumera diversas materias conciliables.

Son materias conciliables aquellas pretensiones determinadas que versan sobre derechos de libre disposición de las partes, plasmadas en la solicitud; y las pretensiones determinables que las partes conciliantes puedan desarrollar en la Audiencia de Conciliación.

Las materias conciliables pueden desarrollarse en:

• Asuntos de Materia de Familia

• Asuntos de Materia Civil

• Asuntos de Materia de Contrataciones con el Estado

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO

El criterio de establecer el procedimiento en estas siete etapas es el de “Objetivos a Alcanzar”. En ese sentido, cada etapa o fase nos plantea la necesidad de alcanzar un objetivo, el cual sirve como base para la consecución del siguiente. En la medida que se alcancen estos objetivos podremos transitar por las etapas del procedimiento de conciliación.

Se debe señalar que cuando hablamos de etapas nos estamos refiriendo al procedimiento de conciliación y no únicamente a la audiencia. Las etapas del procedimiento conciliatorio son las siguientes:

1. LA PRECONCILIACIÓN O EVALUACIÓN DEL CASO

La primera fase de la conciliación está referida al trabajo que damos, anterior al desarrollo de la audiencia de conciliación, iniciando con la petición conciliatoria, (artículo 6º del Reglamento de la Ley de Conciliación), y tiene como objetivos determinar si el conflicto es competente para su desarrollo, conciliable y obtener información que permita a los conciliadores realizar una estrategia inicial de trabajo. Antes de llevar un procedimiento de conciliación, se debe determinar si la vía apropiada para abordar el conflicto es la conciliación o si el conciliador está en la capacidad de poder abordarlo de manera adecuada. Aquí señalamos los criterios de la etapa de la pre conciliación que podemos tomar en cuenta antes del momento de dar inicio al procedimiento conciliatorio:

A) COMPETENCIA

Se debe determinar si el caso es competente para ser llevado ante un Centro de Conciliación de conformidad con el artículo 13 de la Ley de Conciliación.

Los Centros de Conciliación Extrajudicial se rigen por las reglas de la competencia territorial establecidas en los artículos 14, 15, 16, 17, 18, 24, 25 y 27 del Código Procesal Civil.

Para efectos de la Ley y el Reglamento se considera a cada provincia de cada departamento de nuestro país como un distrito conciliatorio, en las provincias del departamento de Lima y la Provincia Constitucional del Callao, constituyen un solo distrito conciliatorio.

En los casos que la solicitud sea presentada en forma conjunta, la competencia territorial queda prorrogada quedando ambas partes en libertad de asistir en forma conjunta a una conciliación en un distrito conciliatorio distinto al de sus domicilios (cualquier Centro de Conciliación a libertad de ambas partes).

B) MATERIA CONCILIABLE

Se debe determinar si el tema a tratar es susceptible de ser conciliado o no, tomando como base lo que nos dice la Ley de Conciliación (Art. 7º y 7º-A) y su Reglamento. Para un mejor desenvolvimiento al momento de evaluar y desarrollar el servicio conciliatorio es importante trabajar con la Directiva Nº 001-2016-JUS/DGDP-DCMA, Lineamientos para la correcta prestación del servicio de conciliación extrajudicial, aprobada mediante la Resolución Directoral Nº 069-2016-JUS/DGDP.

Son ejemplos de materias conciliables: 

• Desalojo
• Pago de deuda
• Indemnización
• Pago de alquileres
• Alimentos
• Tenencia
• Régimen de Visitas

• Nulidad de acto jurídico
• Separación convencional 
• Sucesión intestada
• Procesos de Violencia familiar
• Delitos y faltas

• Cuando se desconoce el domicilio del invitado(a)
• Cuando el invitado domicilia en el extranjero, salvo que el apoderado cuente con poder expreso.

C) COMPLEJIDAD DEL CASO

En la conciliación se presentan casos complicados, ya que el tema planteado sea técnico o porque hay muchas partes involucradas u otras situaciones que tornan complejo el procedimiento. El conciliador debe determinar si cuenta con las habilidades que le permitan intervenir como tercero de manera eficiente. Por ejemplo, en una conciliación multipartes, el conciliador trabajaría con muchas personas a la vez y por tanto debe preguntarse si puede hacerlo adecuadamente.

D) ESPECIALIZACIÓN

Existen materias en conciliación, que debido a la naturaleza, complejidad del conflicto e impacto del acuerdo, requieren un mayor conocimiento de conceptos teóricos, técnicas, y de herramientas que permitan abordar el conflicto de manera eficiente. La ley de conciliación recoge esta idea y es muy clara cuando exige especialización para realizar conciliaciones en asuntos de familia y conciliaciones en asuntos laborales. El aspecto relacional del conflicto, la alta carga emocional, la relación de dependencia y el impacto del acuerdo en terceros son situaciones que ameritan un mayor manejo de herramientas (mutualización, normalización, mensajes asertivos, reconocimiento, etc.) que posibilitan el trabajo del conciliador en estos temas.

E) CAPACIDAD DE LAS PARTES

Si la conciliación se constituye como un mecanismo alternativo de solución de conflictos, también es cierto que no todas las personas tienen la capacidad de participar como partes de un procedimiento conciliatorio, ya sea por que no cuentan con la capacidad legal (menores de edad, representantes de personas naturales, etc.) o con las condiciones personales (desequilibrio de poder, incapacidad para tomar decisiones, etc.), lo cual es fundamental para el desarrollo de una audiencia de conciliación.

La concurrencia en las audiencias de conciliación, por regla general, debe ser estrictamente personal. Sin embargo el artículo 14º de la ley de Conciliación (Ley Nº 26872) nos indican algunos supuestos que conforme a ley,  las personas o partes conciliantes deban actuar a través de un representante legal.

• Representación de Personas Naturales: La representación de una persona natural, sea parte solicitante o parte invitada, se encuentra enmarcado por los supuestos y las formalidades del poder de representación.

• Representación de Personas Jurídicas: Los supuestos y su formalidad se encuentran en el artículo 13º del Reglamento de la Ley de Conciliación. 

F) LEGITIMIDAD DE LAS PARTES

La legitimidad de las partes supone la identidad entre las personas integrantes de la relación jurídica en el conflicto. Sus clases son:

• Legitimidad Activa: Es la persona que solicita el inicio del procedimiento conciliatorio manifestando ser titular de la relación jurídica.

• Legitimidad Pasiva: Es el invitado del procedimiento conciliatorio, quien tiene un vinculo jurídico con el solicitante.

G) REQUISITOS Y ANEXOS DE LA SOLICITUD

En este criterio se deben realizar las siguientes acciones:

1. Revisar el cumplimiento con las formalidades de la Solicitud que se encuentran en el Art. 12º del Reglamento de la Ley de Conciliación y en la Directiva N° 001-JUS/DGDP-DCMA del 12-08-2016, respecto a la fecha, el nombre, el D.N.I.

2. Recibir la solicitud: el Artículo 13 de la Ley dice que la solicitud puede ser presentada en forma individual o conjunta.

• Solicitud Individual: Es la petición conciliatoria suscrita por el titular o una sola de las partes del conflicto.

• Solicitud Conjunta: Es la petición conciliatoria suscrita por ambas partes del conflicto.

2. CONVOCATORIA

Son todos aquellos actos que tienen como objetivo estimular a las personas a que asistan a la audiencia de conciliación. Estas acciones se deben realizar hasta antes de dar inicio a la Audiencia de Conciliación que van desde el momento que el conciliador es designado, la redacción de las invitaciones y su respectiva notificación, así como la revisión del expediente para generar hipótesis referentes al caso.

Los conciliadores debemos tomar en cuenta al momento de preparar su invitación, no solo los aspectos legales (contenido de la invitación, copia de la solicitud y sus anexos) sino también abordar aspectos reales que afectan a la conciliación; como la desinformación de las personas con respecto al procedimiento, el temor, la duda con respecto a la actuación del conciliador. El conciliador debería incluir documentos de apoyo como son folletos informativos, cartas de presentación u otro documento que permita a los invitados obtener información previa acerca de los beneficios del procedimiento conciliatorio y del conciliador.

Si no hay partes, no hay proceso de conciliación, y es a partir de esta premisa que el conciliador debe trabajar, para que realice la convocatoria de manera efectiva. El sistema de invitación es muy importante para cumplir con el objetivo de la convocatoria y debe ser realizado por una entidad especializada lo cual nos daría una doble seguridad.

• Que las personas han sido realmente informadas sobre la conciliación.

• Seguridad jurídica, es decir la invitación es válida de acuerdo al marco legal de la conciliación extrajudicial.

Las principales funciones en esta etapa son los siguientes:

• Alistarse para realizar la conciliación en las mejores condiciones.

• Cumplir con el procedimiento y los plazos para la convocatoria.

• Crear un clima de confianza para estimular a las partes a que asistan a la audiencia.

Las funciones y objetivos de esta etapa se efectúan en los siguientes criterios:

A) DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR

El procedimiento y plazos para la convocatoria se encuentran señalados en el Art.12º de la Ley de Conciliación.

El Centro de Conciliación Extrajudicial designa al conciliador hasta un día hábil después de recibida la solicitud, teniendo el conciliador tres días hábiles a fin de cursar las invitaciones a las partes para la realización de la audiencia de conciliación; sea presencial o por medios electrónicos. El conciliador debe confirmar la identidad de las partes a notificar y los domicilios a notificar de acuerdo a lo establecido en el Reglamento.

En los casos de la conciliación por medios electrónicos, el conciliador realiza gestiones para indagar si las partes desean ser notificadas electrónicamente, para así definir el medio de comunicación correspondiente. En caso contrario la notificación se realiza en el domicilio.

El conciliador designado debe revisar el expediente para verificar que no se encuentre impedido de guiar el procedimiento conciliatorio.

El Conciliador tiene que preparar el ambiente físico donde se realizará la Audiencia de Conciliación. Procurará que el espacio físico sea cómodo y privado, libre de interferencias. La sala de audiencias se utiliza tanto para las sesiones conjuntas como para las privadas. Se recomienda utilizar una mesa redonda.

B) PLAZOS PARA LA CONVOCATORIA

El plazo para la realización de la audiencia no puede exceder los diez días hábiles contados a partir del día siguiente de cursadas las invitaciones, debiendo mediar entre la recepción de la invitación y la fecha de audiencia no menos de tres días hábiles.

De no concurrir una de las partes a la audiencia de conciliación, en cualquiera de sus modalidades (presencial o por medios electrónicos), el conciliador debe señalar una nueva fecha de audiencia notificando en el acto a la parte asistente, respetando los plazos señalados en el párrafo anterior

• De forma Presencial

En caso de que la audiencia sea presencial, se debe tomar en cuenta también, el Cuadro General de Términos de la Distancia del Poder Judicial para la determinación de los efectos de notificación.

(-> Ver Esquema del Procedimiento de Conciliación de Forma Presencial)

• Por medios electrónicos

Si la parte invitada a la audiencia de conciliación a realizarse por medios electrónicos u otros de naturaleza similar no cuenta con los medios tecnológicos para participar, debe asistir presencialmente a la audiencia a realizarse en el Centro de Conciliación Extrajudicial.

(-> Ver Esquema del Procedimiento de Conciliación Por Medios Electrónicos)

C) REQUISITOS DE LA INVITACIÓN

Se debe cumplir con los requisitos de la Invitación para Conciliar, para ambas partes. Los requisitos están previstos en el Art. 16º del Reglamento y los plazos en el artículo 12 de la Ley.

Realizar la Notificación para poner en conocimiento a las partes la fecha y hora que se realizará la Audiencia de Conciliación. El Art. 17º, 17º-A y 17º-B del Reglamento de la Ley señala los supuestos y sus requisitos. La Directiva N° 001-JUS/DGDP-DCMA del 12-08-16 señala las acciones que se debe tomar en cuenta.

D) REVISIÓN DEL EXPEDIENTE

El Conciliador tiene que realizar un análisis del expediente; elaborar un resumen, generar hipótesis sobre el caso y analizar posibles opciones parciales de solución.

3. APERTURA

En esta etapa damos inicio a la audiencia de conciliación mediante las palabras iniciales del conciliador. Los objetivos de esta etapa son crear el ambiente adecuado de trabajo, informar a las personas sobre el procedimiento e iniciar el proceso de legitimación del conciliador. En esta etapa trabajamos tres momentos diferentes:

a) Un primer momento, que va desde que realizamos la invitación hasta que se tiene contacto con las partes para la realización de la audiencia. Este primer momento se llama los Actos Previos.

b) Un segundo momento que se inicia cuando abrimos de manera formal la audiencia y se prolonga hasta que invitamos a las personas a que realicen sus intervenciones con respecto al conflicto, A este segundo momento se le conoce como el “discurso de apertura” o “el monólogo”.

c) Y un tercer momento que es la identificación de las partes que nos permite confirmar a las partes del conflicto (solicitante e invitado).

A) ACTOS PREVIOS (Primer momento)

En los actos previos los conciliadores debemos:

• Informarnos sobre el tema materia a conciliar.

• Preparar el espacio en el cual trabajaremos.

• Prepararnos para la sesión (motivación).

B) DISCURSO DE APERTURA O MONÓLOGO (Segundo momento)

El discurso de apertura (monólogo) tiene por objetivos:

• Crear el espacio que permita trabajar la conciliación

• Informar a las personas sobre el procedimiento

• Informar a las personas sobre el rol del conciliador

• Legitimarnos como conciliadores (informar el rol del conciliador en la audiencia)

• Absolver las dudas que puedan tener las personas con respecto al procedimiento

¿Qué decimos en el discurso de apertura? El monólogo debe contener:

- Bienvenida y Presentación

- ¿Qué es la Conciliación?

- ¿Cuál es el rol de Conciliador?

- Ventajas de la Conciliación

- Principios (imparcialidad y confidencialidad)

- Valor Legal de los Acuerdos

- Posibilidad de las Reuniones por Separado

- Normas de Comportamiento

- Preguntar si hay algún punto que debe ser aclarado

- Invitar a las personas a que realicen su intervención inicial

¿Qué debemos tomar en cuenta cuando realizamos nuestro discurso de apertura?

• Ser “nosotros mismos” y no montar una escenificación. La naturalidad transmite seguridad y genera confianza en las partes.

• Tomar en cuenta a las personas a quienes nos dirigimos para trabajar los contenidos de nuestro discurso, los cuales debemos de adaptarlos a las personas a las cuales nos dirigimos, no es lo mismo dirigirse a dos  universitarios que a dos personas que solo cuentan con instrucción primaria.

• Trabajar conceptos propios: Los contenidos que forman parte de nuestro discurso deben de ser elaborados por nosotros mismos, eso le otorga fluidez y naturalidad a nuestro discurso.

• Ser claros: el lenguaje que utilicemos debe ser claro, es decir que los conceptos que manifestemos deben de ser entendidos con claridad por las personas. Por este motivo tenemos que verificar a lo largo del discurso de apertura que nuestros conceptos han sido entendidos por las partes.

C) IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES (Tercer momento)

Este momento nos permite confirmar la identidad de las partes en el procedimiento conciliatorio.

• De forma Presencial

En las audiencias presenciales, según la Directiva Nº 001-2016-JUS/DGDP-DCMA, nos señala solicitar el documento oficial de identidad de las partes antes del inicio de la audiencia. Los documentos oficiales de identidad deben estar vigentes, en caso de vencimiento, perdida o robo, deberán adjuntar la ficha tramite ante el RENIEC y otro documento con fotografía, que acredite su identidad.

Si las partes asisten a la audiencia con DNI caduco, el conciliador aplicando el principio de buena fe, reprogramará la Audiencia de Conciliación indicando el hecho ocurrido, con la condición que en la siguiente fecha, la parte asista con ficha de tramite expedida por RENIEC y el DNI caduco. Si en la siguiente fecha de audiencia, la parte asiste sin la ficha de trámite en el RENIEC, el conciliador procederá a redactar la constancia de la parte que tenga el DNI vigente y la inasistencia de la parte que tenga el DNI caduco. Si n la siguiente fecha la situación persiste, se concluirá el procedimiento por inasistencia de una de las partes a dos sesiones.

• Por medios electrónicos

En caso de los procedimientos conciliatorios por medios electrónicos, el reglamento de conciliación nos señala que: Posterior a la notificación a las partes conciliantes, y antes de la audiencia de conciliación, el Centro de Conciliación verifica la identidad del o las partes, para tal efecto cursa una previa comunicación a través de los medios señalados en la solicitud de conciliación u anexos de la misma, a fin de realizar una videoconferencia con las mismas con el propósito de verificar las identidades de aquellas. Este acto de verificación previa es grabado por el Centro de Conciliación. La verificación de identidad se realiza mostrando el DNI, respondiendo a las preguntas y confirmando las características de las partes con la imagen e información de las mismas que obran en la ficha de inscripción en línea de RENIEC; sin perjuicio que la parte solicitante pueda o no haber adjuntado en el anexo de su solicitud de conciliación extrajudicial, el certificado de inscripción C-4 expedido por el RENIEC de la parte invitada.

Al momento de iniciar la audiencia con las partes, el conciliador extrajudicial inicia la grabación y les solicita una vez más exhiban a través de la videoconferencia el físico del documento de identificación que permita visualizar de forma nítida los datos personales de las mismas. Las partes pueden solicitar al conciliador, que se le permita el acceso de sus asesores o especialistas y/o testigos a ruego que ellas indiquen, el conciliador admite el ingreso de los mismos a la videoconferencia al solo pedido de las partes, previamente identificados.

4. COMUNICACIÓN

El objetivo de esta etapa es recoger información sobre el conflicto y determinar cuáles son los intereses de las partes.

Esta etapa la iniciamos cuando los conciliadores solicitamos a las personas que realicen su primer relato de los hechos y culmina cuando descubrimos los intereses.

Durante las etapas de la comunicación y la de la negociación se utilizan las técnicas comunicacionales y técnicas procedimentales, los cuales son un apoyo al Conciliador para generar un clima de confianza y las partes puedan expresarse sin temor.

Las técnicas comunicacionales son:

• Escucha Activa

• Parafraseo

• Las preguntas

• Replanteo

• Mensajes en Yo o Asertividad

Las técnicas procedimentales son:

• Agente de la realidad

• Preguntas en base a los intereses

• Lluvia de ideas

• Reunión privada

• Co-conciliación

Las técnicas comunicacionales y técnicas procedimentales son un apoyo al Conciliador para generar un clima de confianza y las partes puedan expresarse sin temor.

Conocemos que el lenguaje corporal de las partes nos dará a conocer sus impresiones sobre lo que indica la otra parte, es un desafío que debemos poner en práctica para mejorar día a día nuestra participación en las audiencias.

Los criterios por el cual transitamos los conciliadores durante esta etapa es el siguiente:

A) ESCUCHAR A LAS PARTES

En este criterio se realizan los siguientes pasos:

• Uso de la Palabra

En la conciliación, los conciliadores debemos de tomar decisiones con respecto al procedimiento. Estas decisiones no deben verse como arbitrarias, es por eso que debemos explicitar consideraciones en el momento de tomar decisiones que tengan que ver con el procedimiento. Es por este motivo que proponemos algunas consideraciones que se pueden tomar en cuenta en el momento de cederle la palabra a una de las personas:

- Que sean ellos los que escojan quien realiza el relato inicial.
- A la persona que solicitó la Conciliación.
- A la persona que tenga una mayor carga emotiva.
- A la persona que tenga mayor necesidad de hablar.

B) MANEJO DE AGENDA O IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:

Después de las narraciones iniciales, elaboraremos una agenda, la que iremos validando con las partes. Esta agenda nos permite ordenarnos en cuanto a los puntos a tratar, ayudándonos a clarificar los temas a trabajar (si son conciliables o no) y el orden en los cuales serán tratados.

Para elaborar la agenda de los puntos a tratar se hace una lista de los problemas que las partes han señalado, la cual debe ser compartida por ambas y debe centrarse en problemas que pueden ser negociables. Debe ser breve y manejable. Finalmente preguntar si la lista está completa. Si es así pasamos a la  para la búsqueda de soluciones a nuestra agenda planteada.

Los puntos que debe contener la agenda son:

• Cuáles son los posibles temas a discutir.

• Cuál es la prioridad para las partes.

• El grado de dificultad de los temas.

• Las posiciones de las partes.

C) BÚSQUEDA DE LOS INTERESES

En esta etapa los conciliadores trataremos de obtener la información que nos permita descubrir los reales intereses de las personas, para ello seguiremos los siguientes pasos:

• Realizar preguntas

Es importante obtener información y las preguntas nos ayudan a recogerla. Existen diferentes formas de hacer preguntas como se detalla a continuación: 

Preguntas Abiertas: Propician una mayor información, ayudan a clarificar detalles importantes, así como a expresar deseos, necesidades e intereses que subyacen a las posiciones.

Este tipo de preguntas inducen respuesta que desarrolla un tema determinado, proporcionando mayor cantidad y calidad de información.

Ejemplo:

- ¿Qué piensa de la propuesta de Ricardo?

- ¿Por qué crees que se dio esta situación ?

Preguntas Cerradas: Permiten obtener información concreta. Implican respuestas de tipo sí o no, verdadero o falso, o datos concretos, tales como cifras, nombres y fechas.

Ejemplo:

- ¿Cuántos años tienen sus hijos?

- ¿Dónde vive Ud. ?

Preguntas Circulares: Permiten incluir otras personas que no se ha tomado en cuenta y que son importantes para tomar una decisión. Estos elementos pueden ser hechos, personas, tiempo y circunstancias.

Ejemplo:

- ¿Qué cree Ud. que su hijo pensaba cuando su esposo le revisaba las tareas?

-¿ Por qué cree que el Sr. Ramos no visita a los niños?

Preguntas Estratégicas: Se utilizan para replantear situaciones, para salir de una situación del pasado complicada o de culpa. También se usan cuando las partes rechazan propuestas de solución y endurecen su posición.

Ejemplo:

- ¿Qué plantearía Ud.?

- ¿Qué cambios le haría a esta idea?

- ¿Cuál sería su propuesta?

Preguntas Reflexivas: Sirven para que las personas analicen las consecuencias de alguna posición intransigente.

Ejemplos:

- ¿Tiene idea de cuánto gastaría si decide ir a un proceso judicial?

- ¿Ha pensado en las consecuencias emocionales que tendrán sus hijos en el futuro si Ud. no permite que vean a su padre?

- ¿Tiene idea cómo será la relación con sus hijos cuando crezcan, si Ud. ahora no los visita?

En este criterio de búsqueda de los intereses; realizaremos el uso de las preguntas abiertas (esto no quiere decir que solo usaremos preguntas abiertas, pero al ser una etapa de exploración, estas preguntas son de mucha utilidad).

Trabajar el ¿por qué? y el ¿para qué? de las posiciones de las personas, nos ayudan a establecer cuáles son sus intereses.

Durante esta etapa se dan situaciones como indiferencia con el procedimiento por parte de las personas, ataques al conciliador y al procedimiento, manifestaciones emotivas.

En situaciones de este tipo, debemos aplicar técnicas como el replanteo (cuando nosotros o el procedimiento es cuestionado), preguntas reflexivas, y demás técnicas comunicacionales y/o procedimentales.

• Replanteo

Consiste en volver a formular algunas frases en forma objetiva, dejando de lado las expresiones críticas o acusadoras, cambiándolas por un lenguaje más racional.

Esta técnica también puede ayudar a disminuir la tensión, las actitudes defensivas y aumentar la comprensión. Centra el sentido de la frase en el problema y no en la persona, desviando la carga emocional hacia el problema. Las frases objetivas y racionales dejan abierta la posibilidad de más de una solución para los problemas.

Ejemplo: Especificar la generalización

- Parte : “Juana siempre promete y no cumple”

- Conciliador: Me puedes explicar exactamente ¿qué es lo que ella no cumplió?

- Parte : “Todos desean que Mario se vaya del barrio”

- Conciliador: Yo te pediría que me digas los motivos por los cuales tú deseas que Mario no forme parte del barrio.

• Mensajes en “Yo” o Asertividad

En el ámbito de la comunicación, la asertividad es una cualidad que tiene que ver con la capacidad del individuo para establecer su punto de vista, sin sonar agresivo ni sumiso, ni dañar a los demás. Trata de transmitir el mensaje de manera clara y directa.

Los mensajes en “Yo” sirven para aprender a comunicar a las otras personas las necesidades y deseos respecto a situaciones que incomodan.. Estos mensajes pueden ser simples o complejos.

El mensaje en “Yo” simple, permite hablar en primera persona y mediante una frase directa, reconocer qué es lo que nos interesa y lo que necesitamos, en un lenguaje no confrontativo, sin encubrirse ni atacar a los demás. Se evitan las frases vagas y no concretas.

Ejemplo:

Mensaje no asertivo: Siempre que quiero salir, te haces el difícil, estoy encerrada con los niños, a ti no te importa tu familia.

Mensaje en primera persona: Me gustaría salir contigo y los niños a pasear.

Los mensajes en “Yo” complejos, se utiliza para modificar el comportamiento problemático de otra persona, induciéndola a comportarse de manera más aceptable.

Nos permite decir de manera personal, cómo y por qué, nos afectó un hecho.

Sirve para aprender a comunicar a las otras personas las necesidades y deseos respecto a situaciones que le incomoda. Se utiliza para modificar el comportamiento problemático de otra persona, induciéndola a comportarse de manera más aceptable.

Para formular este tipo de mensajes es necesario: 

- Describo mis sentimientos

- Describo objetivamente el comportamiento problemático de la persona 

- Especifico las consecuencias que el comportamiento de la otra persona tiene. 

- Señalo en forma objetiva lo que necesito para mejorar.

La estructura será:

- Yo me siento (Sentimiento) 

- Cuando (Conducta)

- Porque (Consecuencia)

- Necesito (Necesidad)

Ejemplo:

Marisol y Rodolfo, me siento preocupado(a) cuando ustedes se interrumpen a cada momento porque no estamos avanzando, me gustaría que cuando Marisol hable Rodolfo y yo escuchemos y que cuando Rodolfo hable Marisol y yo escuchemos y que cuando yo hable ustedes me escuchen. ¿Estamos de acuerdo?.

Posiciones vs. Intereses

El problema en la etapa de comunicación no es el conflicto entre posiciones, sino el conflicto entre las necesidades, deseos, preocupaciones y temores de las partes.

• Las posiciones: están constituidas por los requerimientos, exigencias, demandas y argumentos solicitados por las partes ante un conflicto. Las posiciones son concretas y explícitas.

• Los intereses: son las necesidades, deseos y peticiones que configuran las razones en función a las cuales las partes plantean sus posiciones. Pueden ser implícitos, intangibles y tal vez inconsistentes.

Entender los propios intereses es tan importante como comprender los del otro. Preguntemos ¿Por qué?

En la búsqueda de los intereses básicos que subyacen a una posición, se debe de encontrar particularmente aquellas preocupaciones fundamentales que motivan a todas las personas.

D) LAS TÉCNICAS PROCEDIMENTALES

Las técnicas procedimentales son un apoyo al Conciliador para generar un clima de confianza y las partes puedan expresarse sin temor.

Es constante las preguntas de que técnica debe usarse, para ello el conciliador debe elaborar su estrategia de intervención de acuerdo a las hipótesis que genere en la etapa de la comunicación, así que con la práctica tendrá mayor confianza en utilizar la técnica apropiada.

Las técnicas procedimentales que se pueden usar en esta etapa son:

• Reunión privada con cada una de las partes

Es una excelente técnica comunicacional y procedimental que permite al conciliador reunirse por separado con cada una de las partes creando un contexto diferente que favorece el diálogo con ellas.

Se utiliza para hacer reflexionar a las personas sobre las posibles consecuencias de posturas inflexibles, también es útil cuando las partes incumplen las reglas de conducta.

Para realizar esta técnica ambas personas deben haber sido informadas en el monólogo introductorio.

La reunión deberá realizarse con ambos, por igual espacio de tiempo, respetando el principio de confidencialidad. Mediante este principio de confidencialidad, en la sesión privada el conciliador deberá preguntar a la parte con quien se reúne, si lo mencionado en dicha reunión puede mencionarlo a la otra parte. Si no es así debemos guardar reserva.

El conciliador durante la reunión privada puede en su papel de “agente de realidad” explicar a las personas los aspectos de la situación que él considere importante transmitir, utilizando criterios de realidad para ayudarlos a tomar decisiones.

El objetivo de esta técnica es propicia la reflexión de las partes examinando alternativas: Mejor acuerdo negociado. La desventaja es que si no se maneja bien puede crear desconfianza o suspicacia.

• La co-conciliación

La co-conciliación sea realiza generalmente por dos conciliadores que llevan juntos el desarrollo de la audiencia, complementándose en función de un objetivo. También se le llama conciliación en equipo. 

Se la usa para solucionar conflictos complejos o cuando los conciliadores tienen poca experiencia.

Para que la co-conciliación sea efectiva, los co-conciliadores tienen que prepararse previamente, evitando cualquier tipo de descoordinación entre ellos.

Para efectuar esta técnica se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Debe existir un nivel de empatía entre los conciliadores los cuales tienen que mantener, al menos, una conversación previa antes de iniciar la audiencia de conciliación para evitar diferencias en el momento en que se realice la audiencia.

- Tiene que determinarse el rol que asumirá cada uno dentro del procedimiento de conciliación, por ejemplo se puede alternar la participación durante la audiencia, dividiéndola en partes, etc.

- Determinar el sistema de comunicación a utilizar durante la audiencia para lo cual se pueden utilizar señas, gestos o instrumentos que se tengan a la mano en el momento. Es importante reflejar ante las partes la coordinación necesaria para inspirar en ellas la confianza que permita el éxito de la conciliación.

5. NEGOCIACIÓN

Durante esta etapa los conciliadores tenemos como objetivos estimular a que las partes a generen opciones de solución para su conflicto a través del trabajo colaborativo, además de evaluar las mismas en la búsqueda de un acuerdo.

Los criterios que tomamos los conciliadores durante esta etapa son las siguientes:

A) REDEFINICIÓN DEL CONFLICTO

Una vez descubierto los intereses de las partes, los conciliadores debemos redefinir el conflicto (darle una nueva definición, pero esta vez en base a los intereses) validando con las partes los intereses encontrados.

“Bien señor Carlos, señor José, al iniciar este encuentro de conciliación teníamos un reclamo traído por Carlos que consistía en solicitar el pago de mil soles producto de un préstamo realizado y a José que ofrecía un pago fraccionado de su obligación en diez cuotas. Hemos conversado durante esta reunión, han respondido a las preguntas que les he formulado y nos hemos podido dar cuenta que en realidad lo que desea Carlos es tener un ingreso que le permita costear la universidad de su hijo y lo que quiere José es pagarle a Carlos sin que esto implique mudarse de casa."

B) PREGUNTA EN BASE A INTERESES PARA LA GENERACIÓN DE OPCIONES

Esta pregunta es una herramienta que permite que las personas generen opciones vinculantes, es decir, que las opciones deben contemplar la satisfacción de los intereses de todas las partes en conflicto.

Se construye tomando en cuenta a las partes y sus intereses, los cuales se vinculan a través de un conector.

La pregunta en base a intereses para generar opciones sería la siguiente:

¿Cómo podemos hacer para que José pueda satisfacer su interés A y a la vez María pueda obtener su interés B?

¿Cómo podemos hacer para que José pueda otorgar una pensión de alimentos a sus hijos sin que esto involucre dejar de estudiar y a la vez María pueda tener cubiertos los gastos de alimentación de sus hijos sin tenerlos que retirar de sus clases de música?

Normalmente en las audiencias de conciliación, las partes manifiestan tener más de un interés, en estos casos la pregunta de replanteo se aplicará dependiendo de los intereses que queramos satisfacer, es decir, primero debemos acordar con las partes cuales son los intereses que ellos desean trabajar primero y en base a ellos es que se realiza la pregunta de replanteo.

C) LLUVIA DE IDEAS

Esta herramienta permite que las personas generen múltiples opciones de solución de una manera ordenada, siguiendo una metodología que permita un trabajo ordenado y eficiente.

La lluvia de ideas tiene dos momentos:

• La Generación: Durante el cual las personas, asistidas por el conciliador, trabajarán aplicando su creatividad en la búsqueda de opciones para la solución del conflicto.

• La Evaluación: En la cual se examinarán las opciones propuestas en búsqueda del acuerdo.

- Para que la lluvia de ideas cumpla con sus objetivos los conciliadores debemos:

Brindar las facilidades metodológicas, es decir enseñar a las partes como realizar el trabajo.

“Bueno Olga, Rosario, lo que vamos hacer ahora es pensar en todas aquellas maneras en que podemos obtener lo que necesitamos. En primer lugar, les voy a pedir que escriban en estas hojas todas aquellas ideas que sirvan para obtener lo que queremos, no lo vamos a criticar, solo colocaremos todo lo que se nos ocurra como solución, para esto tendremos unos quince minutos y después anotaremos en la pizarra todas sus ideas, para luego escoger cual es el orden que utilizaremos para analizar cada opción. ¿Estamos de acuerdo?”.

- Brindar las facilidades materiales, facilitando a las personas del material necesario para poder cumplir con su tarea (hojas de papel, pizarra, papelógrafo, bolígrafos, plumones, etc.)

D) AGENTE DE LA REALIDAD

Durante la etapa de negociación se dan situaciones en las que las personas no están dispuestos en aceptar opciones y/o propuestas, y esto puede deberse a que no tienen idea de su mejor alternativa a un acuerdo negociado (MAAN), o no manejan criterios reales que le permitan tomar una decisión adecuada, para estos casos podemos utilizar la técnica del Agente de la Realidad.

La técnica del Agente de la Realidad consiste en introducir elementos de juicio que permitan a las personas tomar decisiones racionales en base a criterios reales. La inclusión de estos elementos se realiza a través de las preguntas circulares.

Esta técnica se realiza en reunión privada con cada una de las partes.

Ejemplo:

- Parte A: Que quede claro que yo no aceptaré menos de tres mil soles.

- Conciliador: ¿Y porqué tres mil soles?

- Parte A: Porque eso es lo que obtendría si me voy a un juicio.

- Conciliador: ¿Cómo es que tomas esta información?

- Parte A: Me lo dijo mi vecina.

- Conciliador: ¿Tu vecina ha tenido una experiencia similar o es acaso abogado?

- Parte A: No es abogada y que, yo sepa nunca le ha pasado algo similar.

- Conciliador: ¿Y qué crees tú qué pasará si decides hacer un juicio?

- Parte A: Ganaré

- Conciliador: ¿Y cuánto tiempo te tomará ganar?

- Parte A: No se... un año, tal vez un poco más.

- Conciliador: Y ¿has pensado cuánto tendrás que invertir para ganar?

- Parte A: Bueno, tendré que pagarle a mi abogado y los papeles que cuestan para hacer un juicio.

- Conciliador: ¿Debo entender entonces que cuando me dices que vas a ganar te refieres a recibir tu dinero en un año o más y pagando los gastos de un abogado y demás que genera el juicio?

- Parte A: Disculpe señor conciliador ¿me está tratando de decir que no me conviene hacer un juicio?

- Conciliador: Yo no te estoy tratando de decir que es lo que te conviene o no, sólo te estoy haciendo algunas preguntas. ¿Piensas acaso que no te conviene irte a un juicio?

- Parte A: No lo sé, depende de lo que me proponga la otra parte.

- Conciliador: ¿Y qué debería proponerte la otra parte?

- Parte A: Algo mejor que un juicio.

6. CLAUSURA

Es el cierre de la audiencia de conciliación. Es la etapa en que las partes, de acuerdo a la autonomía de su voluntad, llegan a una toma de decisiones con respecto a la solución del conflicto, la cual será plasmada en el Acta de Conciliación.

Los objetivos de esta etapa son:

- Que las partes tomen decisiones informadas.

- Lograr un acuerdo claro y viable.

- Obtener el compromiso de cumplimiento del acuerdo por las partes.

La etapa de clausura se efectua siguiendo los siguientes criterios:

A) ACUERDOS CIERTOS, EXPRESOS Y EXIGIBLES

Son los acuerdos que se comprometen las partes a cumplir. Estos acuerdos deben ser: 

• Ciertos 

Cuando están debidamente descritos en el Acta.

• Expresos 

Cuando constan por escrito en el Acta.

•  Exigibles 

Cuando se señala el momento a partir del cual cada una de las partes puede solicitar a la otra el cumplimiento de lo acordado y se señala el lugar y modo del cumplimiento. Ejemplo: ¿Qué?, ¿cuánto?, ¿cuándo? (día, hora, frecuencia), ¿dónde?, ¿cómo?, ¿quién?, etc.

En conclusión, los acuerdos a los que se llega son plasmados en el Acta de Conciliación. Se debe ser cuidadoso al colocar los datos personales, y usar un lenguaje claro y sencillo.

B) FORMAS DE CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO

Se establecen en el artículo 15° de la Ley N° 26872, Ley de Conciliación, las cuales son:

• Acuerdo Total.

• Acuerdo Parcial.

• Falta de Acuerdo.

• Inasistencia de una parte a dos sesiones.

• Inasistencia de todas las partes a una sesión.

• Decisión debidamente motivada del conciliador en audiencia efectiva, por advertir violación a los principios de la conciliación, por retirarse alguna de las partes antes de la conclusión de la audiencia o por negarse a firmar el acta de conciliación.

• Informe Debidamente Motivado, cuando el domicilio signado por el solicitante es inexistente, no es correcto o es inubicable; cuando una de las partes ha fallecido; cuando la parte solicitante se ha desistido del procedimiento. El Informe debe ser suscrito por el director o el conciliador designado. Este no agota el intento conciliatorio a que hace referencia el art. 6° de la Ley de Conciliación.

C) FORMALIDAD DEL ACTA DE CONCILIACIÓN

El Acta de Conciliación es el documento que expresa la manifestación de voluntad de las partes en la Conciliación Extrajudicial. El Acta de Conciliación debe contener necesariamente una las formas de conclusión del procedimiento conciliatorio señaladas en la ley (art. 15).

• Requisitos del Acta de Conciliación

Los requisitos del Acta están claramente señaladas en el Artículo 16º de la Ley de Conciliación. 

El Acta de Conciliación deberá contener lo siguiente:

a) Denominación, número de resolución de autorización, dirección, correo electrónico, teléfono fijo y celular o cualquier otro medio de comunicación electrónica del centro de conciliación.

b) Número correlativo del Acta de Conciliación y del expediente. Asimismo, indica si la audiencia se realiza de manera presencial o a través de medios electrónicos u otros similares.

c) Lugar, fecha y hora en la que se suscribe.

d) Nombres, número del documento oficial de identidad, domicilio y correo electrónico de las partes o de sus representantes y de ser el caso del testigo a ruego.

e) Nombre y número del documento oficial de identidad del conciliador.

f) Número de registro y, de ser el caso, registro de especialidad del conciliador.

g) Los hechos expuestos en la solicitud de conciliación y, en su caso, los hechos expuestos por el invitado como sustento de su probable reconvención, así como la descripción de la o las controversias correspondientes en ambos casos. Para estos efectos, se podrá adjuntar la solicitud de conciliación, la que formará parte integrante del Acta de Conciliación, en el modo que establezca el Reglamento.

h) El acuerdo conciliatorio, sea total o parcial, consignándose de manera clara y precisa los derechos, deberes u obligaciones ciertas, expresas y exigibles acordadas por las partes; o en su caso, la falta de acuerdo, la inasistencia de una o ambas partes a la audiencia o la decisión debidamente motivada de la conclusión del procedimiento por parte del conciliador.

i) Firma manuscrita o digital del conciliador, de las partes intervinientes o de sus representantes legales, de ser el caso.

j) Huella dactilar del conciliador, de las partes intervinientes o de sus representantes legales, de ser el caso.

k) El nombre, registro de colegiatura, firma manuscrita y huella dactilar, de ser audiencia presencial, y firma digital, de ser la audiencia por medios electrónicos u otros de naturaleza similar, del Abogado del Centro de Conciliación Extrajudicial, quien verificará la legalidad de los acuerdos adoptados, tratándose del Acta de Conciliación con acuerdo sea este total o parcial.

• Supuestos del Acta de Conciliación

Según el articulo 16º de la Ley de Conciliación, al redactar el Acta se debe tener en cuenta los siguientes supuestos:

• El conciliador que realice la audiencia por medios electrónicos u otros de naturaleza similar debe redactar el Acta de Conciliación correspondiente y remitirla inmediatamente por el medio electrónico u otro de naturaleza similar utilizado, a cada una de las partes para la firma digital.

• En el caso que la parte o las partes no puedan firmar o imprimir su huella dactilar por encontrarse en situación de discapacidad, interviene un testigo a ruego quien debe firmar e imprimir su huella dactilar. En el caso de los analfabetos, también interviene un testigo a ruego, quien debe leer y firmar el Acta de Conciliación. La impresión de la huella dactilar del analfabeto importa la aceptación al contenido del Acta de Conciliación. En ambos casos debe dejarse constancia de esta situación en el Acta de Conciliación.

• Si una de las partes habla en lengua indígena u originaria o idioma extranjero, interviene un intérprete o traductor de su confianza, no siendo necesario que sea traductor oficial juramentado o inscrito en algún registro.

• La omisión de alguno de los requisitos establecidos en los literales a), b), f), j) y k) de los requisitos del Acta, no enervan la validez del Acta de Conciliación, en cualquiera de los casos de conclusión de procedimiento conciliatorio señalado en el artículo 15.

• El Acta de Conciliación no debe contener en ningún caso, enmendaduras, borrones, raspaduras ni superposiciones entre líneas, bajo sanción de nulidad.

• El Acta de Conciliación no contiene las posiciones ni las propuestas de las partes o del conciliador, salvo que ambas lo autoricen expresamente, lo que será merituado por el Juez respectivo en su oportunidad.

• Nulidad del Acta de Conciliación

La omisión en el acta de conciliación de alguno de los requisitos señalados en los incisos c), d), e), g), h) e i) del artículo 16° de la Ley, dará lugar a la nulidad documental del acta, que en tal caso no podrá ser considerada como título ejecutivo ni imposibilitará la interposición de la demanda, debiendo seguirse el procedimiento de rectificación del acta contemplado en el artículo 16°-A de la Ley.

La parte final del artículo 16-A° de la Ley de Conciliación señala que el acto jurídico contenido en el acta de conciliación sólo podrá ser declarado nulo en vía de acción por sentencia emitida en proceso judicial

• Rectificación del Acta de Conciliación

En los casos en que se haya omitido los requisitos señalados en los incisos c), d), e), g), h) e i) del artículo 16° de la Ley, el Centro de Conciliación de oficio o a pedido de parte, deberá convocar a las partes para informarles el defecto de forma que contiene el acta y, expedir una nueva que sustituya a la anterior con las formalidades de ley. De no producirse la rectificación del acta por inasistencia de la parte invitada, el Centro de conciliación expedirá una nueva acta por falta de acuerdo.

• Copia certificada del Acta de Conciliación

El Centro de Conciliación Extrajudicial al concluir el procedimiento conciliatorio queda obligado a entregar una copia certificada del Acta de Conciliación a las partes conciliantes.

En caso de que la copia certificada del Acta de Conciliación requiera ser apostillada en el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos la certifica previa constatación.

En el caso de las Actas de Conciliación firmadas digitalmente se debe incorporar un mecanismo de verificación seguro que permita comprobar su autenticidad, conforme al Reglamento de la presente ley.

• Mérito y ejecución del Acta de Conciliación

El Artículo 18 de la Ley señala que el Acta con acuerdo conciliatorio constituye título de ejecución. Los derechos, deberes u obligaciones ciertas, expresas y exigibles que consten en dicha Acta se ejecutarán a través del Proceso Único de Ejecución del Proceso Civil.

7. SEGUIMIENTO

Es una etapa posterior a la clausura del procedimiento conciliatorio, y tiene como criterios:

A) EVALUAR EL CUMPLIMIENTO Y EFICACIA DE LOS ACUERDOS

B) ADECUAR LOS ACUERDOS A LAS NUEVAS CIRCUNSTANCIAS

C) REALIZAR EVALUACIÓN CUALITATIVA Y CUANTITATIVA

D) ESTADÍSTICA DE PROCEDIMIENTOS ATENDIDOS

Estos criterios lo efectúan realizando las siguientes acciones:

- Realizar entrevistas telefónicas

- Realizar entrevistas domiciliarias

- Hacer encuestas

Es importante que el personal que dirige el Centro de Conciliación, en base a los datos que obtengan de la etapa del seguimiento, realicen una evaluación cualitativa y cuantitativa de sus acciones, en base a la estadística de procedimientos atendidos. Esto les ayudará a mejorar como institución.