LA REPRESENTACIÓN EN LA CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL

La representación es una figura jurídica típica y autónoma con limitaciones, mediante el cual una persona llamada representante celebra uno o varios acuerdos o actos jurídicos en nombre, en interés y teniendo en cuenta a otro sujeto, que viene a ser denominado representado, tratando de buscar lo mejor para este último así como para resguardar sus intereses.

La concurrencia en las audiencias de conciliación, por regla general, debe ser estrictamente personal. Sin embargo el artículo 14º de la ley de Conciliación (Ley Nº 26872) nos indican algunos supuestos que conforme a ley,  las personas o partes conciliantes deban actuar a través de un representante legal.

Es importante mencionar que la representación para conciliar extrajudicialmente, solamente es permitida en los supuestos establecidos en la Ley de Conciliación, su reglamento y otras normas que coadyuvan a la prestación del servicio conciliatorio.

CLASES DE REPRESENTACIÓN EN LA CONCILIACIÓN

Para fines didácticos hemos clasificado los supuestos de representación en las siguientes clases:

1.  REPRESENTACIÓN DE PERSONA NATURAL PARA CONCILIAR

La representación de una persona natural, sea parte solicitante o parte invitada, se encuentra enmarcado por los supuestos y las formalidades del poder de representación.

En caso de que las partes conciliantes, solicitante o invitado, otorguen representación por encontrarse impedidas para desplazarse al Centro de Conciliación, la representación de la parte debe encontrarse justificado bajo los siguientes supuestos o casos:

• Personas domiciliadas en el extranjero: Según la Directiva 001-2016-JUS/DGDP-DCMA nos expresa que para acreditar tal condición, independientemente del poder de representación, debe presentarse el Certificado de Movimiento Migratorio, aun cuando el poder haya sido otorgado en el extranjero, se recomienda tener una antigüedad no mayor a 30 días calendario. En aquellos distritos donde no exista una oficina de la Dirección General de Migraciones y Naturalización, para acreditar el domicilio en el extranjero, será suficiente que el poder haya sido otorgado fuera del país.

• Personas domiciliadas en distintos distritos conciliatorios: De acuerdo con la Tercera disposición complementaria final del Reglamento de la Ley de conciliación (Decreto supremo 014-2088-JUS), se constituye un distrito conciliatorio por cada provincia de cada departamento del país, y en caso de las provincias de Lima y Callao un sólo distrito conciliatorio. En ese sentido, tratándose de personas que deleguen poder de representación, porque domicilian fuera de un distrito conciliatorio se debe de acreditar tal condición, mediante un  Documento expedido por un Notario Público o por un Juez de Paz, vale decir un certificado domiciliario, conforme sus facultades, y aún cuando el poder haya sido otorgado fuera del distrito conciliatorio también es necesario la presentación del certificado de domicilio, sin perjuicio del poder de representación.

• Personas domiciliadas en el mismo distrito conciliatorio que se encuentren impedidas de trasladarse al centro conciliatorio: Para las personas que domiciliando dentro del mismo distrito conciliatorio y que por razones de salud se encuentren impedidas de trasladarse al Centro de conciliación, se debe acreditar tal condición. En ese sentido la Directiva nos expresa que debe presentarse un Certificado Médico expedido por un establecimiento del Ministerio de Salud, Essalud o Empresas Prestadoras De Salud, no pudiendo ser expedido por médico particular. El certificado médico deberá acreditar la discapacidad temporal o permanente.

• Cuando una de las partes se encuentre conformada por dos o más personas: El artículo 18º del Reglamento de la Ley de conciliación nos dice que cuando la parte (solicitante o invitada) se encuentre conformada por varios titulares del derecho en discusión, el acta deberá contener la voluntad expresada en cada una de ellos. Sin embargo, en dicho caso, podrán ser representadas por un apoderado común, a tenor del artículo 14º de la Ley de Conciliación; para acreditar tal condición, debe presentarse Documento de Poder Inscrito en Registros Públicos y la respectiva Vigencia de Poder, con facultades para conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación.

2.  REPRESENTACIÓN DE PERSONA JURÍDICA PARA CONCILIAR

De acuerdo al artículo 13º del Reglamento de la Ley de Conciliación, como regla general, el poder de representación de la persona natural o jurídica, pública o privada, nacional o extranjera debe consignar literalmente las siguientes facultades:

“a) Para conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación.”

Y que lo mismo debe aplicarse a los contratos de mandato con representación.

Sin embargo dicho artículo nos señala algunos supuestos en los que para la representación de una persona jurídica, no es necesario el poder con las facultades expresas, sino que de conformidad con la Ley General de Sociedades, así como con las personas jurídicas reguladas en la Sección Segunda del Libro I del Código Civil, y otras entidades con personería jurídica; tienen por el sólo mérito de su nombramiento, la facultad de conciliar extrajudicialmente y disponer el derecho materia de conciliación.

Así tenemos, en esta clase de representación los siguientes supuestos:

A) Personas con acreditación de la representación

De acuerdo con el artículo 13º del Reglamento de la Ley de conciliación, las siguientes personas que por el sólo mérito de su nombramiento dentro de la Personería Jurídica, cuentan con la facultad de conciliar extrajudicialmente y disponer el derecho materia de conciliación. Estas personas son:

• El  gerente(a) general: Los gerentes generales de las sociedades reguladas en la Ley General de Sociedades, tienen por el solo merito de su nombramiento el poder de representación. Su representación se acredita con la copia notarialmente certificada del documento donde conste el nombramiento, debidamente inscrito; y su vigencia de poder emitido por los Registros Públicos, recomendándose sea con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.

• Los administradores(as): Los administradores de las sociedades reguladas en la Ley General de Sociedades, tienen por el solo merito de su nombramiento el poder de representación. Su representación se acredita con la copia notarialmente certificada del documento donde conste el nombramiento, debidamente inscrito; y su vigencia de poder emitido por los Registros Públicos, recomendándose sea con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.

• El administrador: El administrador de las personas jurídicas reguladas en la Sección Segunda del Libro I del Código Civil (asociaciones, fundaciones, comités), tienen por el solo merito de su nombramiento el poder de representación. Su representación se acredita con la copia notarialmente certificada del documento donde conste el nombramiento, debidamente inscrito; y su vigencia de poder emitido por los Registros Públicos, recomendándose sea con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.

• El representante legal: El representante legal de las personas jurídicas reguladas en la Sección Segunda del Libro I del Código Civil (asociaciones, fundaciones, comités), tienen por el solo merito de su nombramiento el poder de representación. Su representación se acredita con la copia notarialmente certificada del documento donde conste el nombramiento, debidamente inscrito; y su vigencia de poder emitido por los Registros Públicos, recomendándose sea con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.

• El Presidente del consejo directivo o consejo de administración: El presidente del consejo directivo o consejo de administración de las personas jurídicas reguladas en la Sección Segunda del Libro I del Código Civil (asociaciones, fundaciones, comités), tienen por el solo merito de su nombramiento el poder de representación. Su representación se acredita con la copia notarialmente certificada del documento donde conste el nombramiento, debidamente inscrito; y su vigencia de poder emitido por los Registros Públicos, recomendándose sea con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.

• Las Personas jurídicas que por su Ley de creación, no se encuentran obligadas a su inscripción en los Registros Públicos: Según el Tribunal registral, nos indica que en el caso de las personas jurídicas creadas por Ley, estas gozan de personería jurídica a partir de la ley que las creó. Es decir, no necesitan de la inscripción en el registro respectivo para que tengan existencia y plena eficacia. Su representación se acredita con la copia certificada del documento, y en caso deleguen la representación, se requerirá que sea por Escritura Pública y cuenten con la facultad de conciliar extrajudicialmente y disponer el derecho materia de conciliación

B) Facultad para delegar poder a terceros

En el supuesto de que las personas acreditadas de representación por el merito de su nombramiento (líneas arriba), deleguen poder a un tercero, se deberá verificar que dicha atribución no se encuentre limitada.

Los apoderados a quienes se les ha delegado la representación de la persona jurídica, deberán acreditarse con un poder por escritura pública; y con registro, según sea el caso,  donde se consigne literalmente la facultad de conciliar extrajudicialmente y de disponer del derecho materia de conciliación.

3.  REPRESENTACIÓN DE OTROS TIPOS DE PERSONAS PARA CONCILIAR

De acuerdo con la Directiva 001-2016-JUS/DGDP-DCMA, nos indican otros tipos de supuestos de representación, teniendo en cuenta los requisitos formales del otorgamiento del poder, estos supuestos son:

• Sucesión Indivisa: La sucesión indivisa es el estado de indivisión del patrimonio del causante a sus herederos. Esta figura inicia con el fallecimiento de la persona y finaliza con la asignación de su patrimonio a sus sucesores. Para acreditar dicha situación se requiere necesariamente la declaración de sucesión intestada de forma notarial o judicial. Si solo uno de los herederos asiste a la Audiencia de Conciliación en representación de los demás, debe requerirse el poder respectivo, el que debe contar con las formalidades señaladas para las personas naturales.

• Contrato de consorcio: Es un contrato mediante el cual dos o más personas naturales o jurídicas se asocian para participar de forma activa en un determinado emprendimiento económico, manteniendo su propia autonomía. En el caso de que los consorciados nombren como representante a una persona natural o jurídica, debe acreditarse con el contrato de consorcio donde conste el nombramiento. En ambos casos, tienen por el sólo mérito de su nombramiento, las facultades para conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación. La delegación de facultades a terceros debe estar prevista en el contrato de consorcio, debiendo contemplar la facultad de conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación.

• Universidades, Comunidades campesinas, Colegios profesionales, Partidos políticos y otras entidades: La representación y actos de disposición de estas y otras entidades con personería jurídica, se sujetan a lo señalado por la ley de la materia en cada caso. La delegación de facultades a terceros debe contemplar la facultad de conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación. 

• Personas jurídicas irregulares: Aquellas personas que no cuenten con personería jurídica por ende no inscritas en los Registros Públicos, su representación se acreditará con copia legalizada del documento que acredite su nombramiento. Su actuación se debe encontrar enmarcada por los acuerdos de sus miembros o tratándose de sociedades reguladas por Ley General de Sociedades, recaerá conforme lo establecido en el pacto social, estatuto o acuerdo entre los socios donde nace la constitución de la sociedad y donde se señala quien ejerce la representación.

FORMALIDAD DE LA REPRESENTACIÓN

El artículo 13º del Reglamento de la Ley de Conciliación (Decreto supremo 014-2088-JUS), nos establece la formalidad del poder de representación, el cual nos indica: “El poder de representación de la persona natural o jurídica, pública o privada, nacional o extranjera debe consignar literalmente las siguientes facultades:

a) Para conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación.

Lo mismo se aplica a los contratos de mandato con representación” (el subrayado es nuestro)

Del artículo 14º de la Ley de Conciliación, así como del artículo 13º del reglamento de la Ley de conciliación, y según también consta en la Directiva 001-2016-JUS/DGDP-DCMA; se desprende lo siguiente: “Las formalidades del poder son exigibles tanto para la parte solicitante como para la parte invitada. Se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

• Estar inscrito en los Registros Públicos, salvo que se otorguen con posterioridad a la invitación.
• Consignar literalmente la facultad de “conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación”. (el subrayado es nuestro).
• Si las facultades fueron otorgadas antes de la invitación a conciliar, el poder deberá contar además, con facultades “para que el apoderado pueda ser invitado a un proceso conciliatorio.” (el subrayado es nuestro).
• Para el caso de las personas naturales o jurídicas, debe presentarse la vigencia del poder emitida por los Registros Públicos, recomendándose sea con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.”

En ese sentido, la formalidad de la representación en la conciliación extrajudicial, en la mayoría de los supuestos, debe constar mediante un poder por escritura pública, siguiendo la establecido con la Ley del Notariado (Decreto Legislativo Nº 1049), y en el cual se debe consignar literalmente las facultades: “Para conciliar extrajudicialmente y disponer del derecho materia de conciliación.” Se observa además que dicho poder por escritura pública de representación viene embestido de otros parámetros formales de acuerdo a cada caso en concreto.

• De la Inscripción del Poder en los Registros Públicos: En la mayoría de los casos para el otorgamiento del poder de representación, siempre que sea antes de iniciar el procedimiento conciliatorio, éste debe estar inscrito en los Registros Públicos, a través una partida registral, la cual debe expresarse en el acta de conciliación. Por otro lado si el poder de representación se realiza dentro de los plazos del procedimiento conciliatorio, vale decir después de que se realizó la invitación para conciliar, no es necesario que el poder por escritura pública se encuentre registrado en los Registros Públicos, sólo seria suficiente la escritura pública respectiva.

• De las facultades expresas antes de la invitación a conciliar: Además de consignar en el poder las facultades expresas para conciliar extrajudicialmente y de disponer del derecho materia de conciliación, se debe antes de iniciar con el procedimiento conciliatorio, consignar también de manera expresa la facultad “para que el apoderado pueda ser invitado a un proceso conciliatorio.”

• De la Vigencia del Poder emitida por los Registros Públicos: Para la representación de una persona natural y jurídica, de ser el caso, el poder debe encontrarse vigente la cual debe estar emitida por los Registros Públicos, con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios. En el caso de representar a una persona jurídica, el representante debe contar con una vigencia de poder emitida por los Registros Públicos con una antigüedad no mayor de 30 días calendarios.