EL ÍNDICE CRONOLÓGICO Y ALFABÉTICO [DERECHO NOTARIAL] - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
El notario llevará
índices:
-
Cronológico y
-
Alfabético
En los instrumentos
públicos protocolares se llevan ambos índices, a excepción del registro de
actas de protestos que solo llevará el índice cronológico.
El índice consignará
los datos necesarios para individualizar cada instrumento.
Estos índices podrán
llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de
llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre
siguiente a su formación.
El índice es la libreta
donde se asientan, en orden alfabético los nombres de las personas que han
intervenido en los instrumentos autorizados por el notario. Por
cada juego de libros de protocolo se lleva un índice por
duplicado, en el que se anota los nombres de las
personas, naturaleza del acto o hecho, el volumen y página
del instrumento, así como su fecha.
"Los
notarios tendrán obligación de llevar por duplicado y por cada juego de libros,
un índice de todos los instrumentos que autoricen, por orden alfabético de
apellidos de cada otorgante y de su representado, en su caso, con expresión de
la naturaleza del acto o hecho, el libro y número de páginas y el
número y fecha de la escritura o acta".
Al entregarse los libros del
protocolo al Archivo Notarial, se acompañará un ejemplar de dicho índice, el
otro lo conservará el notario.
El notario
responderá del buen estado de conservación de los índices.
EL ARCHIVO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
EL
ARCHIVO NOTARIAL
Es el
conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario
firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser
puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo
cuando se solicite.
Es la
facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma
ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que
intrínsicamente se podría denominar archivamiento.
El archivo notarial se
integra por:
a) Los
registros que lleva el notario conforme a esta ley;
b) Los
tomos de minutas extendidas en el registro;
c) Los
documentos protocolizados conforme a ley; y,
d) Los
índices que señala esta ley.
- El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano.
CARACTERÍSTICAS
DEL ARCHIVAMIENTO
1.
Dirección
Compete al notario
determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le
señale.
2.
Organización
Es la preparación y
estructuración formal del Archivo.
Esta estructura organizativa
de una Archivo notarial puede ser:
A)Convencional.- Cuando
responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de
archivamiento.
B)Tecnificada.- Cuando
el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor
archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica,
como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los
archivos.
La custodia está referida a
la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:
Cuidado: Que no es más que el celo
que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el
deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.
Seguridad : Son las condiciones externas
de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos,
que forman un archivo.
Una notaría que ofrece
servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más
visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados
de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.
Autonomia : Que es la capacidad de
dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que
terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la
ley.
Esta autonomía esta sin
embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la
forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes
registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los
testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles
registrables y otros que la ley determine.
EL REGISTRO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
EL
REGISTRO NOTARIAL
El registro se compone de
cincuenta fojas ordenadas correlativamente según su numeración.
Pueden ser llevados de 2 maneras:
a) En veinticinco pliegos de
papel emitido por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos
dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la
última; que las del segundo pliego sean la segunda y la penúltima y así
sucesivamente;
b) En cincuenta hojas de
papel emitido por el Colegio de Notarios, que se colocarán en el orden de su
numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión
computarizado.
CARACTERISTICAS
-
Se incorporan al protocolo.
-
Son eminentemente formales.
-
Gozan de la garantía de la autenticidad.
-
Son medios de prueba ante terceros.
-
Son públicos
-
Son ejecutivos.
-
Producen efectos jurídicos.
-
Son inscribibles
-
Su contenido perdura a través del tiempo.
-
Ostentan la calidad de prueba plena.
FORMALIDADES
- Autorización de los Registros por el CN.
- Foliación de los Registros.
- Formación de tomos: Un tomo por cada 10
registros.
- Conservación de los Registros: El notario
responde del buen estado.
- Seguridad de los Registros: No pueden
extraerse de la oficina del notario, salvo por fuerza mayor o se requiera para
el cumplimiento de la función.
- Intangibilidad del instrumento público.
- Cierre de los registros: el 31 de diciembre
de cada año.
EL NOTARIO Y SUS FUNCIONES - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
“El notario es un profesional del Derecho que ejerce
una función pública para robustecer, con una presunción de verdad, los actos en
que interviene, para colaborar en la formación correcta del negocio jurídico y
para solemnizar y dar forma legal a los negocios jurídicos privados (…)”. (Jiménez-Arnao).
FUNCIONES
DEL NOTARIO:
- Creación o elaboración jurídica: recibir, interpretar
y dar forma legal a la voluntad de los contratantes.
- Redacción: Redactando los instrumentos para tal fin.
- Autorización o autenticación: Confiriendo autenticidad
(fe pública) a los documentos.
- Conservación: Custodia de los originales de los
instrumentos.
- Reproducción: Mediante la expedición de copias de los
instrumentos públicos con la fe del contenido
- Comprobación de
hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos.
CARACTERES
DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
La función notarial se ejerce en forma:
- Personal.
- Autónoma.
- Exclusiva
- Imparcial.
EL PROTOCOLO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
EL
PROTOCOLO NOTARIAL
El Protocolo Notarial es la
colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario
extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley.
REGISTROS QUE CONFORMAN EL
PROTOCOLO NOTARIAL
a) De escrituras públicas.
b) De testamentos.
c) De actas de protesto.
d) De actas de transferencia
de bienes muebles registrables.
e) De actas y escrituras de
procedimientos no contenciosos.
f) De instrumentos
protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras
afectaciones sobre bienes muebles.
g) Otros que la ley
determine.
FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL
PROTOCOLO NOTARIAL
LA FE PÚBLICA - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
La fe pública es un
atributo del Estado y por el ius imperium crea la necesidad pública de aceptar
la presunción de verdad de hechos o actos en razón de la autoridad de quien
lo dice.
El Estado impone coactivamente la certidumbre de un hecho o acto a todos.
El Estado impone coactivamente la certidumbre de un hecho o acto a todos.
La fe pública, equivale a
una presunción de legalidad, a una presunción legal de veracidad sobre los
hechos o actos sometidos al amparo de aquellos funcionarios que la ley les
reconoce tal facultad.
CARACTERÍSTICAS DE LA FE PÚBLICA
1).- Es una verdad oficial, todos tenemos que creerla.
2).- Refleja la exactitud de un acto o de un hecho.
3).- Se ejerce por persona autorizada por la Ley.
4).- Tiene validez erga omnes, vale frente a los
demás.
5).- Es imperativa, se impone.
6).- Es permanente, vale por todo el tiempo, salvo que
sea judicialmente invalidada.
SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
SISTEMAS
DE ORGANIZACIÓN NOTARIAL
- Notariado Latino
- Notariado Sajón
- Notariado Administrativo
1. NOTARIADO LATINO
El
Notario:
-
Identifica a los intervinientes del negocio
jurídico.
-
Da fe de la capacidad, libertad y
conocimiento de los otorgantes.
-
Da fe de los actos que celebran los
otorgantes.
-
Redacta el instrumento público.
-
Lleva un protocolo.
-
Recibe e interpreta la voluntad de las
partes.
-
Pertenece a un colegio profesional.
2. NOTARIADO SAJÓN
El
notario:
-
Es un fedatario de las firmas y del
documento.
-
No asesora a las partes.
-
No lleva un protocolo.
-
No pertenece a un colegio profesional.
3. NOTARIADO ADMINISTRATIVO
El
notario:
- Da fe de los negocios jurídicos en los que
interviene, identificando a los intervinientes.
- Es un servidor público.
- Tiene otras funciones dentro de la administración
del Estado del que forma parte.
SISTEMA
ADOPTADO EN LA LEGISLACIÓN PERUANA
En el Perú se adoptó el
Sistema del Notariado Latino, que tiene como base el sistema legal codificado,
donde el instrumento público se convierte fundamentalmente en un medio de
prueba.
La Unión Internacional del
Notariado fue fundada en 1948 por los representantes de los Notariados de 19
países: Argentina, Bélgica, Bolivia,
Brasil, Canadá, Colombia, Costa Rica, Cuba, Chile, Ecuador, España, Francia,
Italia, México, Paraguay, Perú, Puerto Rico, Suiza, Uruguay.
Actualmente cuenta con 86
países miembros.
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Datos personales
- Andres Eduardo Cusi
- ■ Abogado por la Universidad Inca Garcilaso de la Vega | Colegiado por el Ilustre Colegio de Abogados de Lima | Abogado en el Estudio Jurídico Cusi Abogados & Asociados | Conciliador Extrajudicial especializado en Civil y Familia por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos | Director en el Centro de Conciliación Extrajudicial Cusi & Soluciones
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