INSTRUMENTOS NOTARIALES PROTOCOLARES Y EXTRAPROTOCOLARES - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
INSTRUMENTOS
NOTARIALES
Son los distintos
instrumentos que extiende o autoriza el notario, en ejercicio
de sus funciones, por mandato
expreso de una norma legal o a solicitud de parte interesada, dichos instrumentos
deben de revestir las formalidades de Ley y estar circunscritos al ámbito de
competencia del notario que lo extiende.
EL PROTOCOLO NOTARIAL
El protocolo viene del latín,
protocolum, que significa “Lo que se pega en primer término", el término viene del Código de Justiniano.
El PROTOCOLO es el conjunto
de matrices o Registros ordenadamente dispuestos en Tomos, encuadernados y empastados para su conservación
y archivamiento en la Notaria.
.
Según se incorporen o no al protocolo
notarial, los Instrumentos Notariales, pueden
ser Instrumentos Extraprotocolares o protocolares.
INSTRUMENTOS
EXTRAPROTOCOLARES
Son aquellos instrumentos que
no cuentan por mandato legal con una matriz en el archivo notarial, pueden ser actas y demás certificaciones los cuales
estén referidos a actos, hechos o circunstancias que el notario presencie o le
conste por razón de su función, con lo cual da fe de la realización de dicho acto, hecho o circunstancia
de la identidad da las personas u objetos o de la suscripción de documentos:
confiriéndole fecha cierta.
Se
pueden incorporar al protocolo notarial, sólo a solicitud de parte.
ACTAS
NOTARIALES
El notario puede intervenir
extendiendo un acta notarial, en cualquier caso en los cuales no exista
regulada la participación de funcionario o sujeto específico. (Por ejemplo no
puede intervenir en el caso de levantamientos de cadáveres .en los cuales por
mandato legal interviene el Fiscal)
El acta es la expresión instrumental
de los actos, hechos o circunstancias que el notario está presenciando. En la
misma además dejará constancia del Lugar, fecha y hora; pudiendo ser suscrita por los
interesados y necesariamente por quien formula alguna observación.
CERTIFICACIONES
a)
La entrega de cartas notariales.
b)
La expedición de copias certificadas.
c)
La certificación de firmas.
d)
La certificación de reproducciones.
e)
La certificación de apertura de libros.
f)
La constatación de supervivencia.
g)
La constatación domiciliaria;
1.-
ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES
•
CONCEPTO.- El notario interviene con su función fedante cursando
las cartas que los interesados le
soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su jurisdicción, dejando constancia de su
entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que
devolverá a los interesados.
•
CORREO CERTIFICADO.- Si bien está delimitada la competencia
provincial de los Notarios, se ha previsto que el notario pueda remitir cartas
notariales a lugares ubicados fuera de su provincia; por cuanto de lo que deja
constancia el notario es de la entrega de la carga mediante correo certificado.
•
ALCANCES DE LA RESPONSABILIDAD.- Es importante determinar
que la responsabilidad del notario se circunscribe al contenido de lo que está
certificando, por ello en las cartas notariales el notario no asume responsabilidad
por el contenido, firma, capacidad, identidad o representación.
• INDICE
ESPECIAL.- En el caso de las cartas notariales no obstante de ser un
instrumento extra protocolar el notario lleva un Indice con los siguientes
datos: fecha de ingreso, Nombre del remitente y destinatario y la fecha de
diligenciamiento.
2.- EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
• CONCEPTO.- El
notario expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o
parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la
legalización del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los
mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar
una idea cabal de su contenido.- Leer Art. 2028 segundo párrafo.
• RESPONSABILIDAD.- No
asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o
documento. ni firma, identidad, capacidad o representación.
3.-
CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCIONES
• CONCEPTO.- El notario certificará
reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando
con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el
original.
•
PROCEDENCIA DE DENEGATORIA.- El Notario puede abstenerse de brindar el
servicio en los casos de enmendaduras, de ello puede dejar constancia mediante
observaciones al efectuar la certificación.
4.-
CERTIFICACIÓN DE FIRMAS
• CONCEPTO.- El notario
da fe que el signo de identidad (firma) corresponde indubitablemente a una
persona determinada. Este acto se realiza en firmas contenidas en documentos privados, asimismo se establece
que el notario no debe certificar firmas cuando del instrumento respectivo se
evidencia la posición de un delito.
Si alguno
de los otorgantes del documento no sabe o no puede firmar, lo hará una persona
llevada por él a su ruego; en este caso el notario exigirá, de ser posible, la
impresión de la huella digital de aquél, certificando la firma de la persona y
dejando constancia, en su caso, de la impresión de la huella digital.
•
RESPONSABILIDAD.- El notario no es responsable del contenido del documento salvo
que en si mismo sea un acto ilícito o contrario a la moral.
•
DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRÁNJERO.- El notario podrá certificar firmas en documentos
redactados en idioma extranjero; en este caso, el otorgante asume la plena
responsabilidad del contenido del documento y de los efectos que de él se
deriven.
5.- CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBROS
•
CONCEPTO.- El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas,
de contabilidad y otros que la ley señale. Leer como ejemplo Art. 83 del Código Civil Art. 112. La legalización
consiste en una constancia puesta en la primera foja útil del libro o primera
hoja suelta; con indicación del número que el notario le asignará; del nombre,
de la denominación o razón social de la entidad; el objeto del libro; números de
folios de que consta y si ésta es llevada en forma simple o doble; día y lugar
en que se otorga; y, sello y firma del notario. Todos los folios llevarán sello
notarial.
• INDICE.- El notario
llevará un registro cronológico de legalización de apertura de libros y hojas
sueltas, con la indicación del número, nombre, objeto y fecha de la
legalización.
• SEGUNDOS
LIBROS.- Para solicitar la legalización de un segundo libro u hojas
sueltas, deberá acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentación
de certificación que demuestre en forma fehaciente su pérdida.
•
FACULTADOS PARA PEDIR LA LEGALIZACIÓN (Interesado o su Representante)
6.- CONSTATÁCIÓN
DE SUPERVIVENCIA (LEY 26883) Es la
certificación que extiende el Notario, mediante la cual da fe de la condición
de vivo de un sujeto. Dicha función la comparte con los jueces de paz y la
Policía Nacional del Perú.
7.-
CONSTATACIÓN DOMICILIARLA (LEY
27839) Es la constancia que extiende el Notario respecto de la residencia
de determinada persona.
INSTRUMENTOS
PROTOCOLARES
El protocolo viene del latín, protocolum, que significa “lo que se
pega en primer término”, el término viene del Código de Justiniano.
El PROTOCOLO es el conjunto de matrices o Registros ordenadamente dispuestos en Tomos, encuadernados y empastados para su conservación y archivamiento en la Notaría.
El PROTOCOLO es el conjunto de matrices o Registros ordenadamente dispuestos en Tomos, encuadernados y empastados para su conservación y archivamiento en la Notaría.
Se entienden como Instrumentos
protocolares, aquellos que emite el Notario en ejercicio de sus funciones qué
son incorporados en originales al protocolo notarial, al respecto el artículo
37 del Decreto legislativo del Notariado, establece que el protocolo Notarial
está compuesto por los siguientes Registros.
1. De
escrituras públicas.
2. De
testamentos.
3. De
protesto.
4. De actas
de transferencia de bienes muebles registra bies.
5. De actas y
escrituras de procedimientos no contenciosos.
6. De
Instrumentos protocolares denominados de constituci6n de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes
muebles.
REGISTRO DE
ESCRITURAS PÚBLICAS
El Decreto Legislativo del Notariado,
define a las escrituras públicas como todo documento matriz Incorporado al
protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos
jurídicos. La escritura pública tiene la particularidad de ser un Instrumento
notarial, que contiene la fe pública notarial de diversos, actos o hechos, así
encontramos, entre otros, los siguientes:
1.
La fe del notario de la capacidad, libertad
y conocimiento con que se obligan los otorgantes.
2.
La fe de conocer a los otorgantes y/o
intervinientes o de haberlos identificado.
3.
La fe de haberse leído el Instrumento, por
el notariado o los otorgantes, a su elección.
4.
La fe de entrega de bienes que se estipulan
en al acto jurídico.
La escritura pública cuenta con las
siguientes partes:
- Introducción: En la introducción se incorporan todos los datos generales del instrumento, así como aquellos actos y hechos concernientes a la comparecencia de los otorgantes.
- Cuerpo: En el cuerpo se incorpora el contenido del acto o actos jurídicos y documentos complementarios, que se formalizan en escritura pública. Hay casos en los cuales los actos no tienen necesariamente que constar en minuta, como en el otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y renuncia del poder, la renuncia de nacionalidad; el nombramiento de tutor y curador en los casos que puede hacerse por escritura pública. el reconocimiento de hijos; la aceptación expresa o renuncia de herencia; la declaración Jurada de bienes y rentas; la donación de órganos y tejidos; la constitución de micro y pequeñas empresas, entre otros casos.
- Conclusión: Es la parte del cierre de la escritura pública
REGISTRO DE
TESTAMENTOS
El Registro de testamentos, es la parte del
protocolo notarial donde se incorpora el testamento en escritura pública y
cerrado que el Código Civil señala, dicho registro, será llevado en forma directa
por el notario, para garantizar la reserva que la presente ley establece para
estos actos jurídicos, debiendo remitir al colegio de notarios, dentro de los
primeros ochos días de cada mes, una relación de los testamentos en escritura
pública y cerrados extendidos en el mes anterior.
REGISTRO DE
ACTAS Y ESCRITURAS DE PROCEDIMIENTOS NO CONTENCIOSOS
Mediante la Ley N° 26662, Ley de
Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos, se faculta a los notarios para
el conocimiento de diversos asuntos que eran materia exclusiva de competencia
judicial, dichos asuntos son los siguientes:
1. Rectificación de partidas;
2. Adopción de personas capaces;
3. Patrimonio familiar;
4. Inventarios;
5. Comprobación de Testamentos;
6. Sucesión intestada.
Posteriormente, en el marco de la Ley N°
27157, Ley de Regularización de Edificaciones, del Procedimiento para la
Declaratoria de Fábrica y del Régimen de Unidades Inmobiliarias de Propiedad Exclusiva
y de Propiedad Común, se dictó la Ley N° 27333, Ley Complementaria a la Ley N°
26662, en la cual se faculta a los notarios el conocimiento de tres asuntos, que
en sede judicial, se llevaban a cabo mediante procesos abreviados, aplicando el
articulo 504 y siguientes del Código Procesal Civil, se trata de:
1. Del Trámite notarial de prescripción
adquisitiva de dominio
2. Del Trámite de formación de Título
Supletorio, y;
3. Del Trámite de rectificación o
delimitación de área, linderos y medidas perimétricas del terreno.
Luego, mediante la Ley N° 29227 se regula
el Procedimiento No Contencioso de la Separación Convencional y Divorcio
Ulterior en las Municipalidades y Notarlas.
Finalmente se reguló la competencia
notarial para Reconocimiento de Uniones de Hecho y convocatorias societarias.
Especiales.
REGISTRO DE
INSTRUMENTOS PROTOCOLARES DENOMINADOS DE CONSTITUCIÓN DE GARANTIA MOBILIARIA Y
OTRAS AFECTACIONES SOBRE BIENES MUEBLES
Marco Legal
1. ley de la Garantía Mobiliaria - Ley N°
28677
2. Decreto Supremo del 012-2006-.JUS,
3. Resolución
N' 142-2006-SUNARP-SN - Reglamento de inscripciones del Registro Mobiliario de
Contratos y su vinculación con los Registros Jurídicos de Bienes Muebles
Principales
Ventajas De La Ley
Con la dación de la Ley N° 28677 se incorporan un conjunto de
ventajas entre las cuales destacan las siguientes:
•
Unificación de la Legislación sobre Garantías Mobiliarias (sexta disposición
final)
•
Universalización de las garantías mobiliarias para todo tipo de acreedores
(artículo 5°)
• Venta extrajudicial (articulo 47° y siguientes)
• Abarca a
todos los bienes muebles (Art. 4°)
• Incluye a
bienes muebles futuros (Artículo 20°, Garantía Pre constituida)
•
Facilidades en la constitución, (artículo 19.8°)
• Regulación
de la toma de posesión de la 'garantía mobiliaria (articulo 51º)
Bibliografía:
- Rivera Bustamante, Raúl E. (CLASES DE DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL - UIGV)
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Datos personales
- Andres Eduardo Cusi
- ■ Abogado por la Universidad Inca Garcilaso de la Vega | Colegiado por el Ilustre Colegio de Abogados de Lima | Abogado en el Estudio Jurídico Cusi Abogados & Asociados | Conciliador Extrajudicial especializado en Civil y Familia por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos | Director en el Centro de Conciliación Extrajudicial Cusi & Soluciones
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6 comentarios:
Muy bien detallado los instrumentos públicos protocolares y extraprotocolares.Gracias, Dr.Cusi
UNION DE HECHO , DIVORCIOS TAMBIEN SON PROTICOLARES Y DENTRO DE LOS NO CONTENCIOSOS. COMO LO REGISTRO EN SU ARTICULO. MIL GRACIAS POR DESPEJAR DUDAS
Muy agradecido por sus comentarios. Saludos cordiales!
Gracias por la informacion....
quinto ciclo de la universidad y aqui recien aprendi lo que son instrumentos protocolares y extraprotocolares
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