FORMATOS DE CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS | BIEN EXPLICADO - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
FORMATOS
DE CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
La conciliación es una
institución que se constituye como un mecanismo alternativo para la solución de
conflictos, por el cual las partes acuden ante un Centro de Conciliación
Extrajudicial a fin de que se les asista en la búsqueda de una solución
consensual al conflicto.
La conciliación por medios
electrónicos u otros de naturaleza similar, conocida también como
conciliación virtual u online, es el procedimiento que se lleva a cabo a la distancia
y de manera virtual; por el cual, el conciliador y las partes utilizan los
medios electrónicos para comunicarse e interactuar mediante la video
conferencia, utilizando para ello los software, aplicativos web, equipos
informáticos tecnológicos que garanticen la integridad del procedimiento
conciliatorio, la grabación de las
audiencias de conciliación y la autenticidad del contenido del acuerdo
conciliatorio.
A continuación les
compartimos los siguientes formatos de conciliación por medios electrónicos
utilizados para el procedimiento conciliatorio (conforme a las modificaciones de
la ley y su reglamento a través de la Ley Nº 31165 y el Decreto Supremo Nº 008-2021- JUS),
los mismos formatos que fueron adecuados y aprobados mediante Resolución Directoral Nº 754-2021-JUS-DGDPAJ-DCMA.
(-> Ver la Ley que modifica la Ley de Conciliación)
(-> Ver el Decreto Supremo que modifica el Reglamento de la Ley de Conciliación)
FORMATO DE SOLICITUD DE CONCILIACIÓN
El procedimiento
conciliatorio puede ser presencial o a través de medios electrónicos u otros de
naturaleza similar.
La conciliación puede ser
solicitada por cualquier persona natural o jurídica, pública o privada,
nacional o extranjera, a través de su representante legal o apoderado; en forma
conjunta o individual de acuerdo con el artículo 13º-A de la Ley de Conciliación,
en concordancia con el artículo 6 de su Reglamento.
En ese sentido, el formato de la solicitud puede solicitarse ante el Centro de Conciliación de forma presencial o por medios electrónicos teniendo en cuenta las reglas generales de la competencia territorial y convencional establecidas en el Código Procesal Civil y los requisitos de la solicitud de conciliación que se encuentran actualmente establecidos en el artículo 12º del Reglamento de la Ley de Conciliación.
FORMATO DE ACTA DE CONCILIACIÓN POR INASISTENCIA DE UNA DE LAS PARTES A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Es el documento generado a
través de medios electrónicos que expresa la inconcurrencia de una de las
partes, sea solicitante o invitado, a la Audiencia de conciliación. Esta acta
se genera mediante el procedimiento y los plazos establecidos en el artículo 12
de la Ley de Conciliación y de acuerdo a las reglas de la audiencia de conciliación por
medios electrónicos establecida en el artículo 21-B del Reglamento de la Ley de
Conciliación, así como sus demás normas complementarias para efectuar dicho procedimiento. Este tipo de acta es otorgada cuando una de las partes no
concurre a la primera ni a la segunda audiencia virtual, previamente al haberse otorgado en la primera audiencia una constancia digital a la parte asistente conforme al artículo 17-C del Reglamento, y notificando a la parte invitada; respetando los
plazos y números máximos de audiencias señalados en la Ley de Conciliación y
del presente Reglamento.
FORMATO DE ACTA DE CONCILIACIÓN POR INASISTENCIA DE AMBAS PARTES A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Es el documento generado a través
de medios electrónicos que expresa la inconcurrencia del solicitante y el
invitado (ambas partes) a la Audiencia de conciliación. Esta acta se genera
mediante el procedimiento y los plazos establecidos en el artículo 12 de la Ley
de Conciliación y a las reglas de la audiencia de conciliación por medios
electrónicos establecida en el artículo 21-B del Reglamento de la Ley de
Conciliación, así como sus demás normas complementarias para efectuar dicho procedimiento. Este tipo de acta
concluye al haberse realizado sólo la primera sesión programada donde exprese
dicha inconcurrencia de las partes de acuerdo con el articulo 15º inciso e) de
la Ley de Conciliación, que establece que el procedimiento se da por concluido
ante la inasistencia de una ambas partes a una (1) sesión.
FORMATO DE ACTA DE CONCILIACIÓN CON ACUERDO PARCIAL A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Es el documento generado a través
de medios electrónicos que expresa el acuerdo parcial de (no todos) los puntos
controvertidos de la conciliación en el cual se concluye el procedimiento
conciliatorio, señalado en el inciso b) del artículo 15º de la Ley de
Conciliación. Esta acta se genera mediante el procedimiento y los plazos
establecidos en el artículo 12 de la Ley de Conciliación y a las reglas de la
audiencia de conciliación por medios electrónicos establecida en el artículo
21-B del Reglamento de la Ley de Conciliación, así como sus demás normas
complementarias para efectuar dicho
procedimiento. La validez del acta está condicionada a la observancia de las
formalidades establecidas en el artículo 16º de la ley de Conciliación, bajo
sanción de nulidad.
FORMATO DE ACTA DE CONCILIACIÓN CON ACUERDO TOTAL A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Es el documento generado a través
de medios electrónicos que expresa la manifestación de voluntad de las partes y
el acuerdo total de los puntos controvertidos de la conciliación en el cual se
concluye el procedimiento conciliatorio señalado en el inciso a) del artículo
15º de la Ley de Conciliación. Esta acta se genera mediante el procedimiento y
los plazos establecidos en el artículo 12 de la Ley de Conciliación y a las
reglas de la audiencia de conciliación por medios electrónicos establecida en
el artículo 21-B del Reglamento de la Ley de Conciliación, así como sus demás normas
complementarias para efectuar dicho
procedimiento. La validez del acta está condicionada a la observancia de las
formalidades establecidas en el artículo 16º de la ley de Conciliación, bajo
sanción de nulidad.
FORMATO DE ACTA DE CONCILIACIÓN POR FALTA DE ACUERDO A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Es el documento generado a través
de medios electrónicos que expresa el desacuerdo de las pretensiones de la
parte solicitante así como de los puntos en controversia concluyendo de esta
manera el procedimiento conciliatorio señalado en el inciso c) del artículo 15º
de la Ley de Conciliación. Esta acta se genera mediante el procedimiento y los
plazos establecidos en el artículo 12 de la Ley de Conciliación y a las reglas
de la audiencia de conciliación por medios electrónicos establecida en el
artículo 21-B del Reglamento de la Ley de Conciliación, así como sus demás normas
complementarias para efectuar dicho
procedimiento. La validez del acta está condicionada a la observancia de las
formalidades establecidas en el artículo 16º de la ley de Conciliación, bajo
sanción de nulidad.
Es el documento donde se establecen las funciones de los órganos, los cuadros tarifarios y los lineamientos de administración de un Centro de Conciliación. Este documento se encuentra establecido como uno de los requisitos para el funcionamiento de un Centro de Conciliación y deberá estar de acuerdo con el formato tipo aprobado por la DCMA (Dirección de Conciliación y Mecanismos Alternativos del MINJUS). Este requisito se encuentra previsto en el artículo 27º inciso 3 de la Ley de Conciliación y en concordancia con el artículo 47º, literal 2 c), punto iii de su Reglamento.
FORMATO DEL REGISTRO DE FIRMAS Y SELLOS QUE UTILIZAN LOS INTEGRANTES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES
El registro de firmas y sellos que utilizan los integrantes del centro de conciliación en el ejercicio de sus funciones; así como del sello de expedición de copias certificadas de actas de conciliación son un requisito para el funcionamiento de un Centro de Conciliación y deberán estar diseñados de acuerdo con el formato tipo aprobado por la DCMA. Este requisito se encuentra previsto en el artículo 47º, literal 7 del Reglamento de la Ley de Conciliación.
FORMATO DE LOS RESULTADOS ESTADÍSTICOS A LOS QUE HACE REFERENCIA EL ART. 30 DE LA LEY (HOJA SUMARIA Y ANEXO DEL SERVICIO CONCILIATORIO)
Los centros de conciliación deberán elaborar
trimestralmente (cada 03 meses) los resultados estadísticos de su institución, donde contendrá
la información del número de todas las conciliaciones llevadas por la institución, los
mismos que deben ser remitidos al Ministerio de Justicia, exhibidos y
difundidos para el conocimiento del público conforme con el artículo 30º de la
Ley de Conciliación. A este documento se le conoce también como Hoja Sumaria del
Servicio Conciliatorio y su formato está establecido por la DCMA.
FORMATO DEL REGLAMENTO INTERNO DEL CENTRO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE CONCILIADORES
Es el documento donde se
establecen las funciones de los órganos y los lineamientos de administración de
un Centro de Formación y Capacitación de Conciliadores extrajudiciales. Este
documento se encuentra establecido como uno de los requisitos para el
funcionamiento de un Centro de Formación y deberá estar de acuerdo con el formato
tipo aprobado por la DCMA. Este requisito se encuentra previsto en el artículo
20º-D inciso 3 de la Ley de Conciliación y en concordancia con el artículo 71º,
literal 2 c), punto iii de su Reglamento.
FORMATO DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA CARGA HORARIA DE LOS CURSOS DE FORMACIÓN DE CONCILIADORES
Es el documento donde se
establece la información de las fases lectivas y afianzamiento de cada Curso
que se llevará dentro del Centro de Formación y Capacitación de conciliadores
extrajudiciales y especializados en Familia.
Este documento es un requisito para la aprobación de los cursos de
Formación de Conciliadores extrajudiciales y/o especializados previsto en el
artículo 78º inciso 2 del Reglamento de la Ley de Conciliación. Su formato se
encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE COMPROMISO DE ADHESIÓN DE LOS CAPACITADORES A LOS CURSOS DE FORMACIÓN DE CONCILIADORES
Es el documento donde el
capacitador expresa su adhesión y compromiso al dictado del Curso de Formación. Este documento es un
requisito para la aprobación de los cursos de Formación de Conciliadores
extrajudiciales y/o especializados previsto en el artículo 78º inciso 4 del
Reglamento de la Ley de Conciliación. Su formato se encuentra establecido por
la DCMA.
FORMATO DE DECLARACIÓN JURADA DE CAMBIO DE CAPACITADORES EN LOS CURSOS DE FORMACIÓN
Es el documento que expresa el capacitador con respecto al dictado en los Cursos de formación por motivo de algún cambio en la programación. Cualquier variación en la programación del curso autorizado del capacitador o capacitadores, deberá ser comunicado para su autorización al Ministerio de Justicia, con 48 horas de anticipación para la provincia de Lima y Callao, y con 96 horas de anticipación para los demás distritos conciliatorios para el dictado de la clase programada; debiendo adjuntar una declaración jurada del nuevo o nuevos capacitadores para el dictado del cursos conforme al articulo 30º-G de la Ley de Conciliación y al artículo 79º de su Reglamento. Su formato se encuentra establecido por la DCMA.
El Acta de Supervisión es el
documento donde se registran las constataciones, verificaciones objetivas,
manifestaciones del supervisado con quien se realiza la supervisión, de
terceros y otros actuados de la diligencia de supervisión. La DCMA
inopinadamente y sin previo aviso, dispone la supervisión presencial o por
medios electrónicos u otros de naturaleza similar a los operadores del sistema
conciliatorio a nivel nacional, en el ejercicio de sus funciones. A través de
la Supervisión por medios electrónicos el supervisor o los auxiliares de la supervisión utilizan los medios
electrónicos, video llamadas, correo electrónico, teléfono, o cualquier medio de
naturaleza similar; y siguiendo al procedimiento establecido en el articulo 89-B de su Reglamento. El acta de Supervisión por medios electrónicos debe contener
los requisitos formales del articulo 94º-A del Reglamento de la Ley de
Conciliación.
FORMATO DE ACTA DE SUPERVISIÓN NO DESARROLLADA U OBSTRUCCIÓN DE SUPERVISIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Según el artículo 102º del
Reglamento de la Ley de Conciliación nos señala que se constituye obstrucción a
la supervisión, la negativa o impedimento por parte de los supervisados a la
realización de la supervisión en un Centro de Conciliación, efectuado por su
representante legal, sus asociados, directivos, conciliadores, abogados,
capacitadores, dependientes, servidores y otros que tengan relación de
cualquier tipo. La obstrucción puede ser directa o indirecta. Es directa cuando
perjudica, entorpece o dilata la labor del supervisor, de manera tal que no
permita la realización de la diligencia de supervisión. Es indirecta cuando se
le niega al supervisor el apoyo necesario o cuando el Centro de Conciliación no
se encuentra atendiendo al público en el horario autorizado. Su formato se
encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTA DE SUPERVISIÓN AL CURSO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE CONCILIADORES POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
El Ministerio de Justicia
tiene a su cargo la supervisión y fiscalización del dictado de los Cursos de
Formación y Capacitación de Conciliadores Extrajudiciales a nivel básico y
especializado, pudiendo sancionar al Centro de Formación y Capacitación de
Conciliadores Extrajudiciales de detectarse incumplimiento respecto de los
términos en los cuales fue autorizado, de acuerdo al artículo 30º-F de la Ley de Conciliación. A la vez el
artículo 89º-E del Reglamento de
la Ley de Conciliación nos indica que la supervisión a los cursos de formación
y capacitación de conciliadores, se realiza de forma inopinada, a través del
acceso a la plataforma que corresponde al dictado de clases que brinda el
centro de formación y capacitación de conciliadores; así como, a los materiales
alojados en la plataforma para cada módulo de aprendizaje, a la lista de
participantes, a la lista de asistencia de alumnos a cada clase y a las
evaluaciones de los alumnos en cada módulo de enseñanza. Su formato se
encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTA DE SUPERVISIÓN DE LA FASE DE AFIANZAMIENTO DEL CURSO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE CONCILIADORES POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
De acuerdo al artículo 77º
del Reglamento de la Ley de Conciliación, la fase de afianzamiento de
habilidades conciliatorias, consiste en la práctica simulada de conducción de
audiencias conciliatorias en un Centro de Formación. Concluye con una evaluación. Esta fase, se
desarrolla de forma individual, con un mínimo de tres audiencias simuladas por
alumno, con una duración mínima de una hora lectiva de cincuenta (50) minutos
cada una. El supervisor o auxiliar de la supervisión verifican la fase de
afianzamiento siguiendo los lineamientos de la supervisión establecidas en el
Reglamento. Su formato se encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTA DE SUPERVISIÓN AL CURSO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE CONCILIADORES, NO DESARROLLADO U OBSTRUCCIÓN DE SUPERVISIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
De acuerdo al artículo 102º del
Reglamento de la Ley de Conciliación nos señala que se constituye obstrucción a
la supervisión, la negativa o impedimento por parte de los supervisados a la
realización de la supervisión en los Cursos de Formación y Capacitación de Conciliadores, efectuado por su
representante legal, sus asociados, directivos, conciliadores, abogados,
capacitadores, dependientes, servidores y otros que tengan relación de
cualquier tipo. La obstrucción puede ser directa o indirecta. Es directa cuando
perjudica, entorpece o dilata la labor del supervisor, de manera tal que no
permita la realización de la diligencia de supervisión. Es indirecta cuando se
le niega al supervisor el apoyo necesario o cuando el Centro de Conciliación no
se encuentra atendiendo al público en el horario autorizado. Su formato se
encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTA DE ACTA DE SUPERVISIÓN ESPECÍFICA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Con tenor a los dispuesto en
el artículo 96º inciso 4 del Reglamento de la Ley de Conciliación nos señala que son facultades de los supervisores requerir la exhibición, de forma
presencial o por medios electrónicos, la examinación de los archivos, libros,
registros, expedientes, legajos personales, listas de asistencias de
participantes a los cursos y toda documentación necesaria, para la verificación
del cumplimiento de las obligaciones que recaen sobre los supervisados, aún
cuando ya hubieran sido objeto de una supervisión anterior. El supervisor está
facultado para solicitar y obtener copias o extractos de estos documentos y
utilizar cualquier medio tecnológico existente, ya sea grabaciones,
filmaciones, fotografías u otros instrumentos que recoja la información
requerida. Su formato se encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTA DE ACTA DE SUPERVISIÓN PEDAGÓGICA A CENTRO DE CONCILIACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
De considerarlo conveniente
la DCMA, podrá disponer diligencias de supervisión pedagógicas a los Centros de
Conciliación, con el propósito de orientarlos dentro de la normatividad en
Conciliación Extrajudicial, sobre el cumplimiento de sus obligaciones y sus
consecuencias. Dichas visitas serán consignadas en un “Acta de Visita
Pedagógica” en la que, además, se señalarán las observaciones y sugerencias del
supervisor y de los supervisados, de ser el caso, de acuerdo a lo normado por los artículos 89º-D y 90º del Reglamento de la Ley de Conciliación. Su procedimiento se realiza en base a lo preceptuado en el artículo 92º-A del Reglamento y su formato se
encuentra establecido por la DCMA.
La DCMA dispondrá las diligencias
de supervisión pedagógicas a los Centros de Formación y Cpacitación de conciliadores extrajudiciales a cargo de los
supervisores en base a sus facultades, con el propósito de orientarlos dentro
de la normatividad en Conciliación Extrajudicial, sobre el cumplimiento de sus
obligaciones y sus consecuencias. Dichas visitas serán consignadas en un “Acta
de Visita Pedagógica” en la que, además, se señalarán las observaciones y
sugerencias del supervisor y de los supervisados, de ser el caso, se acuerdo s
los lineamiento de supervisión establecidos en el Reglamento de la Ley de
Conciliación. Su formato se encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTA DE SUPERVISIÓN POR CERTIFICACIÓN DE ACTA A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
La supervisión a los centros
de conciliación para la certificación de acta de conciliación y su posterior
apostillamiento en el Ministerio de Relaciones Exteriores, se realiza a través
de medios electrónicos mediante la exhibición del acta de conciliación y el
envío en un plazo no mayor de dos (02) días de una copia en formato PDF al
correo institucional del supervisor, salvo que la copia del acta con firma
digital obre en la DCMA, conforme al artículo 89º-C del Reglamento de la Ley de
Conciliación. Su formato se encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE HOJA ADICIONAL DE SUPERVISIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Es el anexo de las actas de
supervisión que sirven para dejar constancia de mayor detalle o si es que el contenido logra ser demasiado amplio que no pueda alcanzar en el acta respectiva, respecto de los datos
o ítems estipulados de acuerdo con el tipo de formato del acta y el procedimiento de supervisión establecido por el Reglamento
de la Ley de Conciliación.
FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN Y CENTROS DE FORMACIÓN
Conforme a la Segunda disposición complementaria transitoria de la Ley 31165, que modifican la Ley de Conciliación; y la Cuarta disposición complementaria final del Decreto supremo 008-2021-JUS, que modifica el Reglamento de la Ley de Conciliación: los Centros de Conciliación Extrajudicial y Centros de Formación y Capacitación de Conciliadores Extrajudiciales autorizados por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, están obligados a actualizar su información, en el plazo de treinta (30) días calendario de la entrada en vigencia de la presente ley Nº 31165 (publicada el 12-04-2021), remitiendo su correo electrónico institucional y números de teléfono. Los operadores que no cumplan con registrar ante la DCMA su correo electrónico institucional, no pueden ejercer la función conciliatoria hasta que registre y/o actualice su correo electrónico, sin perjuicio de la sanción correspondiente. Los centros de conciliación y los centros de formación se abstienen de designar a conciliadores y capacitadores que no hayan cumplido con registrar y/o actualizar sus respectivos correos electrónicos institucionales ante la DCMA. Su formato se encuentra establecido por la DCMA.
FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DEL CAPACITADOR PRINCIPAL Y/O ESPECIALIZADO EN FAMILIA
Los operadores del sistema
conciliatorio (Capacitadores principales y/o especializados en Familia) tienen que registrar y/o actualizar ante la
Dirección de Conciliación Extrajudicial y Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos - DCMA, en el plazo de 30 días hábiles posteriores a la entrada en
vigencia de la Ley Nº 31165, su correo electrónico institucional, a fin que
pueda notificársele allí todo acto administrativo o actividad relacionada con
el ejercicio de su función conciliadora o función capacitadora y además para
los fines de actualizar la información del Registro Nacional Único por operador
del sistema conciliatorio. Los operadores que no cumplan con registrar ante la
DCMA su correo electrónico institucional, no pueden ejercer la función
conciliatoria hasta que registre y/o actualice su correo electrónico, sin
perjuicio de la sanción correspondiente. Su formato se encuentra establecido
por la DCMA.
FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DEL CONCILIADOR EXTRAJUDICIAL Y/O ESPECIALIZADO EN FAMILIA
Los operadores del sistema
conciliatorio (Conciliadores extrajudiciales y/o especializados en Familia) tienen que registrar y/o actualizar ante la
Dirección de Conciliación Extrajudicial y Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos - DCMA, en el plazo de 30 días hábiles posteriores a la entrada en
vigencia de la Ley Nº 31165, su correo electrónico institucional, a fin que
pueda notificársele allí todo acto administrativo o actividad relacionada con
el ejercicio de su función conciliadora o función capacitadora y además para
los fines de actualizar la información del Registro Nacional Único por operador
del sistema conciliatorio. Los operadores que no cumplan con registrar ante la
DCMA su correo electrónico institucional, no pueden ejercer la función
conciliatoria hasta que registre y/o actualice su correo electrónico, sin
perjuicio de la sanción correspondiente. Su formato se encuentra establecido
por la DCMA.
Datos personales
- Andres Eduardo Cusi
- ■ Abogado por la Universidad Inca Garcilaso de la Vega | Colegiado por el Ilustre Colegio de Abogados de Lima | Abogado en el Estudio Jurídico Cusi Abogados & Asociados | Conciliador Extrajudicial especializado en Civil y Familia por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos | Director en el Centro de Conciliación Extrajudicial Cusi & Soluciones
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