LA ESCRITURA PÚBLICA - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
LA
ESCRITURA PÚBLICA
Es el documento matriz
incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario y que contiene uno o mas negocios jurídicos.
“…aquel documento autorizado
por el notario u otro funcionario con atribuciones legales para dar fe de un
acto o contrato jurídico”
(Herrera Cavero).
“…se trata de la escritura
matriz, del original autorizado por notario en que consta la esencia de un
contrato o de un acto jurídico inter
vivos o de última voluntad”
(Azpeitia).
CONTENIDO DE LA ESCRITIRA PÚBLICA
En el registro de escrituras
públicas se extienden las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley
determina.
La redacción de la escritura
pública comprende tres partes:
- Introducción.
- Cuerpo.
- Conclusión.
1.
INTRODUCCIÓN
Antes de la introducción de
la escritura pública, el notario podrá indicar el nombre de los otorgantes y
la naturaleza del acto jurídico.
En la introducción se
indicará:
a) Lugar
y fecha de extensión del instrumento;
b)
Nombre del notario;
c)
Nombre, nacionalidad, estado civil y profesión u ocupación de los
comparecientes; seguida de la indicación que procede por su propio derecho;
d) El
documento nacional de identidad – D.N.I y los legalmente establecidos para la
identificación de extranjeros;
e) La
circunstancia de comparecer una persona en representación de otra, con
indicación del documento que lo autoriza;
f) La
circunstancia de intervenir un intérprete en el caso de que alguno de los
comparecientes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento;
g) La
indicación de intervenir una persona, llevada por el compareciente, en el caso
que éste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro
defecto que haga dudosa su habilidad, sin perjuicio de que imprima su huella
digital. A esta persona no le alcanza el impedimento de parentesco que señala
esta ley para el caso de intervención de testigos;
h) La
fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los
comparecientes;
i) La
indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella;
j)Cualquier dato requerido por ley, que soliciten los comparecientes o que sea
necesario a criterio del notario.
- IDENTIFICACIÓN DEL OTORGANTE
El notario dará fe de
conocer a los otorgantes y/o intervinientes o de haberlos identificado,
conforme a lo siguiente:
a) Cuando en el distrito
donde se ubica el oficio notarial tenga acceso a internet, el notario exigirá el
documento nacional de identidad y deberá verificar la identidad de los
otorgantes o intervinientes utilizando la comparación biométrica de las huellas
dactilares, a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad
y Estado Civil — RENIEC.
b) Cuando no se pueda dar
cumplimiento a lo señalado en el literal a) respecto a la comparación
biométrica de las huellas dactilares por causa no imputable al notario, éste
exigirá el documento nacional de identidad y la consulta en línea para la
verificación de las imágenes y datos del Registro Nacional de Identidad y
Estado Civil — RENIEC con la colaboración del Colegio de Notarios respectivo,
si fuera necesaria. El notario podrá recurrir adicionalmente a otros documentos
y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación.
c) Tratándose de extranjeros
residentes o no en el país, el notario exigirá el documento oficial de
identidad, y además, accederá a la información de la base de datos del registro
de carnés de extranjería, pasaportes y control migratorio de ingreso de
extranjeros; en tanto sea implementado por la Superintendencia Nacional de
Migraciones, conforme a la décima disposición complementaria, transitoria y
final de la presente ley. Asimismo, de juzgarlo conveniente podrá requerir
otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada
identificación.
d) Excepcionalmente y por
razón justificada, el notario podrá dar fe de conocimiento o de identidad sin
necesidad de seguir los procedimientos señalados en los literales a) y b). En
este caso, el notario incurre en las responsabilidades de ley cuando exista
suplantación de la identidad.
El notario que cumpliendo
los procedimientos establecidos en los literales a), b) y c) diere fe de
identidad de alguno de los otorgantes, inducido a error por la actuación
maliciosa de los mismos o de otras personas, no incurre en responsabilidad, sin
perjuicio de que se declare judicialmente la nulidad del instrumento.
En el instrumento público
protocolar suscrito por el otorgante y/o interviniente, el notario deberá dejar
expresa constancia de las verificaciones a las que se refiere el presente
artículo o la justificación de no haber seguido el procedimiento.
- OTORGANTE E INTERVINIENTE
El otorgante es aquella
persona relacionada directamente con el acto jurídico. Ejemplo: el vendedor y
el comprador.
El interviniente es aquella
persona que colateralmente participa en una escritura pública. Ejemplo:
Traductor, testigo o perito.
- TESTIGO Y FIRMA A RUEGO
La firma a ruego implica la
imposibilidad del otorgante para firmar por sus propios medios, por ello
interviene un testigo que la hace en reemplazo del otorgante. La Ley ha
previsto la intervención de testigos cuando el otorgante sea analfabeto, no
sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro defecto que haga dudosa su
habilidad, sin perjuicio de que imprima su huella digital. En estos casos no le
alcanza el impedimento de parentesco.
- IMPEDIMENTOS PARA SER TESTIGO
- Ser sordo, ciego y mudo.
- Ser analfabeto.
- Ser cónyuge, ascendiente, descendiente o hermano del compareciente.
- Ser cónyuge o pariente del Notario dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
- Ser dependiente del Notario.
Al testigo cuyo impedimento
no fuese notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil si la
opinión común así lo hubiera considerado.
2.
CUERPO DE LA ESCRITURA PÚBLICA
a)La declaración de
voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por letrado, la que
se insertará literalmente.
b)Los comprobantes que
acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción;
c)Los documentos que los
comparecientes soliciten su inserción;
d)Los documentos que por
disposición legal sean exigibles; y,
e)Otros documentos que el notario
considere convenientes.
3.
CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA
a) La
fe de haberse leído el instrumento, por el notario o los comparecientes, a su
elección;
b) La
ratificación, modificación o indicaciones que los comparecientes hicieren, las
que también serán leídas; c) La fe de entrega de bienes que se estipulen en
el acto jurídico;
d) La
trascripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se
cite sin indicación de su contenido y están referidos a actos de disposición
u otorgamiento de facultades,
e) La
transcripción de cualquier documento que sea necesario y que pudiera haberse
omitido en el cuerpo de la escritura,
f) La
intervención de personas que sustituyen a otras, por mandato, suplencia o
exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales,
g)
Las
omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la
inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los
comparecientes no hayan advertido;
h) La
corrección de algún error u omisión que el notario o los otorgantes
adviertan en el instrumento;
i) La
constancia del número de serie de foja donde se inicia y de la foja donde
concluye el instrumento: y;
j) La
impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes así como la
suscripción del notario, con indicación de la fecha en que firma cada uno de
los otorgantes así como cuando concluye el proceso de firmas del instrumento.
k) La constancia de haber efectuado el notario las
mínimas acciones de control y debida diligencia en materia de prevención del
lavado de activos, especialmente vinculado a la minería ilegal u otras formas
de crimen organizado, respecto a todas las partes intervinientes en la
transacción, específicamente con relación al origen de los fondos, bienes u
otros activos involucrados en dicha transacción, así como con los medios de
pago utilizados.
MODELO DE TESTAMENTO POR ESCRITURA PÚBLICA
MODELO DE TESTAMENTO POR ESCRITURA PÚBLICA
EL PARTE NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
PARTE
NOTARIAL
“El parte contiene la transcripción
íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su
identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de
encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada
una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en
que lo expide.”
El parte notarial debe
constar en papel notarial de seguridad uniforme, el mismo que incorpora
características especiales que evitan la falsificación o alteración de su
contenido. Su empleo es obligatorio desde el 01 de abril de 2016.
- A partir del 01 de febrero de 2016, los partes notariales referentes a mandatos y poderes inscribibles en el Registro de Mandatos y Poderes de la Oficina Registral de Lima de la Zona Registral Nº IX – Sede Lima, se expiden en formato digital utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales de acuerdo a la ley de la materia.
TRASLADOS INSTRUMENTALES [DERECHO NOTARIAL] - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
TRASLADOS INSTRUMENTALES
Son traslados las copias
certificadas o certificaciones que expide el notario de los instrumentos
públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.
TIPOS DE TRASLADOS
INSTRUMENTALES
- Testimonio:
Transcripción íntegra del instrumento público notarial.
- Boleta: Un
resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las
cláusulas o términos que el interesado solicite.
-
Parte:
Transcripción íntegra del instrumento público notarial.
EL ÍNDICE CRONOLÓGICO Y ALFABÉTICO [DERECHO NOTARIAL] - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
El notario llevará
índices:
-
Cronológico y
-
Alfabético
En los instrumentos
públicos protocolares se llevan ambos índices, a excepción del registro de
actas de protestos que solo llevará el índice cronológico.
El índice consignará
los datos necesarios para individualizar cada instrumento.
Estos índices podrán
llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de
llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre
siguiente a su formación.
El índice es la libreta
donde se asientan, en orden alfabético los nombres de las personas que han
intervenido en los instrumentos autorizados por el notario. Por
cada juego de libros de protocolo se lleva un índice por
duplicado, en el que se anota los nombres de las
personas, naturaleza del acto o hecho, el volumen y página
del instrumento, así como su fecha.
"Los
notarios tendrán obligación de llevar por duplicado y por cada juego de libros,
un índice de todos los instrumentos que autoricen, por orden alfabético de
apellidos de cada otorgante y de su representado, en su caso, con expresión de
la naturaleza del acto o hecho, el libro y número de páginas y el
número y fecha de la escritura o acta".
Al entregarse los libros del
protocolo al Archivo Notarial, se acompañará un ejemplar de dicho índice, el
otro lo conservará el notario.
El notario
responderá del buen estado de conservación de los índices.
EL ARCHIVO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
EL
ARCHIVO NOTARIAL
Es el
conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario
firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser
puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo
cuando se solicite.
Es la
facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma
ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que
intrínsicamente se podría denominar archivamiento.
El archivo notarial se
integra por:
a) Los
registros que lleva el notario conforme a esta ley;
b) Los
tomos de minutas extendidas en el registro;
c) Los
documentos protocolizados conforme a ley; y,
d) Los
índices que señala esta ley.
- El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano.
CARACTERÍSTICAS
DEL ARCHIVAMIENTO
1.
Dirección
Compete al notario
determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le
señale.
2.
Organización
Es la preparación y
estructuración formal del Archivo.
Esta estructura organizativa
de una Archivo notarial puede ser:
A)Convencional.- Cuando
responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de
archivamiento.
B)Tecnificada.- Cuando
el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor
archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica,
como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los
archivos.
La custodia está referida a
la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:
Cuidado: Que no es más que el celo
que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el
deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.
Seguridad : Son las condiciones externas
de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos,
que forman un archivo.
Una notaría que ofrece
servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más
visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados
de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.
Autonomia : Que es la capacidad de
dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que
terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la
ley.
Esta autonomía esta sin
embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la
forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes
registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los
testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles
registrables y otros que la ley determine.
EL REGISTRO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
EL
REGISTRO NOTARIAL
El registro se compone de
cincuenta fojas ordenadas correlativamente según su numeración.
Pueden ser llevados de 2 maneras:
a) En veinticinco pliegos de
papel emitido por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos
dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la
última; que las del segundo pliego sean la segunda y la penúltima y así
sucesivamente;
b) En cincuenta hojas de
papel emitido por el Colegio de Notarios, que se colocarán en el orden de su
numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión
computarizado.
CARACTERISTICAS
-
Se incorporan al protocolo.
-
Son eminentemente formales.
-
Gozan de la garantía de la autenticidad.
-
Son medios de prueba ante terceros.
-
Son públicos
-
Son ejecutivos.
-
Producen efectos jurídicos.
-
Son inscribibles
-
Su contenido perdura a través del tiempo.
-
Ostentan la calidad de prueba plena.
FORMALIDADES
- Autorización de los Registros por el CN.
- Foliación de los Registros.
- Formación de tomos: Un tomo por cada 10
registros.
- Conservación de los Registros: El notario
responde del buen estado.
- Seguridad de los Registros: No pueden
extraerse de la oficina del notario, salvo por fuerza mayor o se requiera para
el cumplimiento de la función.
- Intangibilidad del instrumento público.
- Cierre de los registros: el 31 de diciembre
de cada año.
EL NOTARIO Y SUS FUNCIONES - ANDRÉS CUSI ARREDONDO
“El notario es un profesional del Derecho que ejerce
una función pública para robustecer, con una presunción de verdad, los actos en
que interviene, para colaborar en la formación correcta del negocio jurídico y
para solemnizar y dar forma legal a los negocios jurídicos privados (…)”. (Jiménez-Arnao).
FUNCIONES
DEL NOTARIO:
- Creación o elaboración jurídica: recibir, interpretar
y dar forma legal a la voluntad de los contratantes.
- Redacción: Redactando los instrumentos para tal fin.
- Autorización o autenticación: Confiriendo autenticidad
(fe pública) a los documentos.
- Conservación: Custodia de los originales de los
instrumentos.
- Reproducción: Mediante la expedición de copias de los
instrumentos públicos con la fe del contenido
- Comprobación de
hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos.
CARACTERES
DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
La función notarial se ejerce en forma:
- Personal.
- Autónoma.
- Exclusiva
- Imparcial.
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Datos personales
- Andres Eduardo Cusi
- ■ Abogado por la Universidad Inca Garcilaso de la Vega | Colegiado por el Ilustre Colegio de Abogados de Lima | Abogado en el Estudio Jurídico Cusi Abogados & Asociados | Conciliador Extrajudicial especializado en Civil y Familia por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos | Director en el Centro de Conciliación Extrajudicial Cusi & Soluciones
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