EL ÍNDICE CRONOLÓGICO Y ALFABÉTICO [DERECHO NOTARIAL] - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


ÍNDICE CRONOLÓGICO Y ALFABÉTICO

El notario llevará índices:

-          Cronológico y
-          Alfabético 

En los instrumentos públicos protocolares se llevan ambos índices, a excepción del registro de actas de protestos que solo llevará el índice cronológico.

El índice consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento.

Estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación.

El índice es la libreta donde se asientan, en orden alfabético los nombres de las personas que han intervenido en los instrumentos autorizados por el notario. Por cada juego de libros de protocolo se lleva un índice por duplicado, en el que se anota los nombres de las personas, naturaleza del acto o hecho, el volumen y página del instrumento, así como su fecha.

"Los notarios tendrán obligación de llevar por duplicado y por cada juego de libros, un índice de todos los instrumentos que autoricen, por orden alfabético de apellidos de cada otorgante y de su representado, en su caso, con expresión de la naturaleza del acto o hecho, el libro y número de páginas y el número y fecha de la escritura o acta".

Al entregarse los libros del protocolo al Archivo Notarial, se acompañará un ejemplar de dicho índice, el otro lo conservará el notario.

El notario responderá del buen estado de conservación de los índices.

EL ARCHIVO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


EL ARCHIVO NOTARIAL

Es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se solicite.

Es la facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que intrínsicamente se podría denominar archivamiento.

El archivo notarial se integra por: 

a)    Los registros que lleva el notario conforme a esta ley;
b)    Los tomos de minutas extendidas en el registro;
c)    Los documentos protocolizados conforme a ley; y,
d)    Los índices que señala esta ley.

  • El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano.

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVAMIENTO

1.    Dirección
Compete al notario determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le señale.

2.    Organización

Es la preparación y estructuración formal del Archivo.
Esta estructura organizativa de una Archivo notarial puede ser:

A)Convencional.- Cuando responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de archivamiento.

B)Tecnificada.- Cuando el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica, como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los archivos.

La custodia está referida a la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:

Cuidado: Que no es más que el celo que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.

Seguridad : Son las condiciones externas de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos, que forman un archivo.

Una notaría que ofrece servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.

Autonomia : Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la ley.

Esta autonomía esta sin embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles registrables y otros que la ley determine.

EL REGISTRO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


EL REGISTRO NOTARIAL

El registro se compone de cincuenta fojas ordenadas correlativamente según su numeración.
Puede ser llevados de maneras: 

a) En veinticinco pliegos de papel emitido por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última; que las del segundo pliego sean la segunda y la penúltima y así sucesivamente;
b) En cincuenta hojas de papel emitido por el Colegio de Notarios, que se colocarán en el orden de su numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado.


CARACTERISTICAS

-          Se incorporan al protocolo.
-          Son eminentemente formales.
-          Gozan de la garantía de la autenticidad.
-          Son medios de prueba ante terceros.
-          Son públicos
-          Son ejecutivos.
-          Producen efectos jurídicos.
-          Son inscribibles
-          Su contenido perdura a través del tiempo.
-          Ostentan la calidad de prueba plena.


FORMALIDADES

-        Autorización de los Registros por el CN.
-        Foliación de los Registros.
-        Formación de tomos: Un tomo por cada 10 registros.
-      Conservación de los Registros: El notario responde del buen estado.
-       Seguridad de los Registros: No pueden extraerse de la oficina del notario, salvo por fuerza mayor o se requiera para el cumplimiento de la función.
-         Intangibilidad del instrumento público.
-     Cierre de los registros: el 31 de diciembre de cada año.

EL NOTARIO Y SUS FUNCIONES - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


EL NOTARIO

“El notario es un profesional del Derecho que ejerce una función pública para robustecer, con una presunción de verdad, los actos en que interviene, para colaborar en la formación correcta del negocio jurídico y para solemnizar y dar forma legal a los negocios jurídicos privados (…)”. (Jiménez-Arnao).


FUNCIONES DEL NOTARIO:

-   Creación o elaboración jurídica: recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de los contratantes.
-     Redacción: Redactando los instrumentos para tal fin.
-     Autorización o autenticación: Confiriendo autenticidad (fe pública) a los documentos.
- Conservación: Custodia de los originales de los instrumentos.
-   Reproducción: Mediante la expedición de copias de los instrumentos públicos con la fe del contenido
-    Comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos.

CARACTERES DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL 

La función notarial se ejerce en forma: 
  • Personal. 
  • Autónoma.
  • Exclusiva
  • Imparcial.

EL PROTOCOLO NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


EL PROTOCOLO NOTARIAL

El Protocolo Notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley.


REGISTROS QUE CONFORMAN EL PROTOCOLO NOTARIAL

a) De escrituras públicas.
b) De testamentos.
c) De actas de protesto.
d) De actas de transferencia de bienes muebles registrables.
e) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.
f) De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles.
g) Otros que la ley determine.


FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO NOTARIAL

Es importante porque es el conjunto de matrices o registros ordenadamente dispuestos en tomos, encuadernados y empastados para su conservación y archivamiento en la notaría.

LA FE PÚBLICA - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


FE PÚBLICA

La fe pública es un atributo del Estado y por el ius imperium crea la necesidad pública de aceptar la presunción de verdad de hechos o actos en razón de la autoridad de quien lo dice.
El Estado impone coactivamente la certidumbre de un hecho o acto a todos.

La fe pública, equivale a una presunción de legalidad, a una presunción legal de veracidad sobre los hechos o actos sometidos al amparo de aquellos funcionarios que la ley les reconoce tal facultad.


CARACTERÍSTICAS DE LA FE PÚBLICA

1).- Es una verdad oficial, todos tenemos que creerla.
2).- Refleja la exactitud de un acto o de un hecho.
3).- Se ejerce por persona autorizada por la Ley.
4).- Tiene validez erga omnes, vale frente a los demás.
5).- Es imperativa, se impone.
6).- Es permanente, vale por todo el tiempo, salvo que sea judicialmente invalidada.

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN NOTARIAL - ANDRÉS CUSI ARREDONDO


SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN NOTARIAL

  • Notariado Latino
  • Notariado Sajón
  • Notariado Administrativo


1.     NOTARIADO LATINO

El Notario:
-          Identifica a los intervinientes del negocio jurídico.
-          Da fe de la capacidad, libertad y conocimiento de los otorgantes.
-          Da fe de los actos que celebran los otorgantes.
-          Redacta el instrumento público.
-          Lleva un protocolo.
-          Recibe e interpreta la voluntad de las partes.
-          Pertenece a un colegio profesional.


2.    NOTARIADO SAJÓN

El notario:
-          Es un fedatario de las firmas y del documento.
-          No asesora a las partes.
-          No lleva un protocolo.
-          No pertenece a un colegio profesional.


3.    NOTARIADO ADMINISTRATIVO

El notario:
-      Da fe de los negocios jurídicos en los que interviene, identificando a los intervinientes.
-    Es un servidor público.
-      Tiene otras funciones dentro de la administración del Estado del que forma parte.


SISTEMA ADOPTADO EN LA LEGISLACIÓN PERUANA

En el Perú se adoptó el Sistema del Notariado Latino, que tiene como base el sistema legal codificado, donde el instrumento público se convierte fundamentalmente en un medio de prueba. 

La Unión Internacional del Notariado fue fundada en 1948 por los representantes de los Notariados de 19 países: Argentina, Bélgica, Bolivia, Brasil, Canadá, Colombia, Costa Rica, Cuba, Chile, Ecuador, España, Francia, Italia, México, Paraguay, Perú, Puerto Rico, Suiza, Uruguay.

Actualmente cuenta con 86 países miembros.

Entradas populares